Servicekosten afrekenen – introductie

Algemene introductie

Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten eindafrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen. 

Voor losse woningen zal deze module waarschijnlijk minder interessant zijn, deze huurders hebben over het algemeen eigen contracten met nutsvoorzieningen en maken geen gebruik van gezamenlijke kostenposten zoals beveiliging, schoonmaakkosten e.d. Servicekosten eindafrekeningen worden over het algemeen opgesteld voor complexwoningen en kantoorverzamelgebouwen.

Om een servicekosten eindafrekening te kunnen maken is het van belang dat er in de huurfacturen een voorschot voor servicekosten wordt berekend en dat de kosten die als kenmerk servicekosten hebben in Omniboxx worden ingeboekt.

Bij de jaarlijkse servicekosten eindafrekening wordt berekend: 

• welk bedrag er aan voorschot is ontvangen (betaald door huurders);
• wat de daadwerkelijke kosten zijn geweest;
• en of er een verrekening plaats moet vinden. 

(bijbetaald door huurder of terugbetaald aan huurder)

Om de servicekosten eindafrekening te kunnen maken moet aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. Denk hierbij onder andere aan:

• Periodiek factureren van voorschot servicekosten aan de huurders;
• Invoeren en verdelen van alle servicekosten;
• Goede invulling servicekosten instellingen op diverse locaties binnen de Omniboxx omgeving zoals bijvoorbeeld bij algemene instellingen servicekosten, componenten, projecten en objecten;
• Juiste inrichting kostenplaatsen, grootboeknummers en crediteurcodes indien er uitwisseling is met een financieel boekhoudpakket.

Optimaal gebruik van de servicekosten module vergt gedisciplineerd werken om er het juiste resultaat uit te kunnen halen. In deze en de andere handleidingen op de pagina "servicekosten eindafrekening handleidingen" staan alle beschikbare handleidingen van Omniboxx over de servicekosten eindafrekening bij elkaar.

Heeft u nog niet eerder met servicekostenafrekeningen gewerkt? Stuur dan een mail naar consultancy@omniboxx.nl voor begeleiding. Deze handleiding is aanvullend op de training en inrichting die met een consultant is gemaakt.

De module servicekosten staat niet standaard geactiveerd in de Omniboxx omgeving. Of deze module aan staat is makkelijk te controleren via de dropdown onder “Financieel”. Staat hier de optie “servicekosten”? Dan is de module geactiveerd.

Is dat niet het geval, dan adviseren we contact op te nemen met consultancy@omniboxx.nl voor het activeren van de module. Het is belangrijk om een training af te nemen over deze module, waarbij de module in overleg wordt ingericht in de Omniboxx omgeving, en waarbij alle belangrijke te volgen stappen en functionaliteiten worden toegelicht.

Inhoudsopgave

Voor optimaal gebruik van deze module zijn er een aantal stappen te doorlopen, waarvan de eerste stappen eenmalig plaatsvinden bij de inrichting van de module, implementatie naar Omniboxx en/of bij het aanmaken van een nieuw project/object. De vervolgstappen worden ieder jaar (meerdere keren) doorlopen.

Onderstaand worden de volgende onderwerpen, die van belang zijn bij voor het optimaal gebruiken van de module servicekosten, kort beschreven:

1. Instellingen servicekosten
2. Voorschot servicekosten factureren
3. Kosten inboeken
4. Kosten verdelen
5. Tussentijds monitoren
6. Tussentijds afrekenen
7. Voorbereiden en definitief maken jaarlijkse servicekosten eindafrekening
8. Veel gestelde vragen over de servicekosten eindafrekening
9. Hulp nodig?

Ad 1: Instellingen servicekosten

Alvorens de servicekostenmodule optimaal gebruikt kan worden moeten er op diverse pagina’s in de omgeving instellingen worden ingeregeld. Denk hierbij aan:

• Servicekosten instellingen algemeen
• Component voorschot servicekosten type omzet en type Operationele kosten (OPEX)
• Servicekosten instellingen op project- en objectniveau
• Crediteuren / technische partijen overzicht
• Instellingen financieel boekhoudpakket (indien van toepassing)

In de handleiding “instellingen voor servicekosten afrekeningen” komen al deze instellingen uitgebreid aan de orde.

Ad 2: Voorschot servicekosten factureren

De basis van een servicekosten afrekening in Omniboxx is dat er op objectniveau voorschot servicekosten in rekening worden gebracht bij de huurders. Dit gebeurt middels opname van een component “voorschot servicekosten” in het facturatieblad, die in de prolongatierun samen met de huurkosten en eventuele andere vooraf afgesproken kosten wordt gefactureerd aan de huurders.

Het instellen van een (nieuw) facturatieblad staat verder toegelicht in de handleiding “instellen (nieuw) facturatieblad”.

Het component “voorschot servicekosten” moet op de juiste wijze zijn ingesteld, in de handleiding “instellingen voor servicekosten afrekeningen” staat dit verder toegelicht.

Ad 3: Kosten inboeken

Om de ontvangen voorschotten servicekosten te kunnen verrekenen met de daadwerkelijke kosten die er voor de servicekosten worden gemaakt is het van belang dat deze kosten in Omniboxx worden opgenomen. 

Voorbeelden van servicekosten zijn onder andere:

• Schoonmaakkosten
• Beveiligingskosten
• Nutsvoorzieningen (mits huurder geen eigen contract heeft)
• e.d.

Dit kan op 3 manieren:

• Importeren inkoopfacturen die zijn gekenmerkt als servicekosten in Omniboxx vanuit een financieel boekhoudpakket (mits er een koppeling actief is)
  
  
• Handmatig inboeken inkoopfacturen in Omniboxx
  Meer informatie over het handmatig aanmaken van inkoopfacturen is na te lezen in de handleiding “Inkoopfactuur maken”.

• Handmatig invoeren van kosten zonder factuur via het kostenoverzicht. 

Ad 4: Kosten verdelen

Nadat de sevicekosten zijn ingevoerd in Omniboxx (via een import uit een financieel boekhoudpakket, of via Omniboxx invoeren van inkoopfacturen) is het belangrijk dat de kosten op componenten voor servicekosten worden verdeeld over de relevante projecten, objectgroepen en/of objecten. Deze verdeling dient per componentregel te worden uitgevoerd.

Deze inkoopfacturen komen te staan bij “Facturen -> Inkoopfacturen”. De facturen worden op basis van grootboek en kostenplaats aan het juiste project en aan het juiste component gekoppeld. En als het component goed staat ingesteld (bijvoorbeeld servicekosten op ja) staat dit bij de factuur direct goed opgenomen.

Via het icoon “verdeling kosten” kunnen de kosten aan project, objectgroep of op individuele objecten worden toegedeeld. Deze toedeling moet de Omniboxx gebruiker zelf doen.

Meer informatie over het toewijzen van componenten aan projecten, objectgroepen en/of objecten is na te lezen in de handleiding “Inkoopfactuur maken”.

Omniboxx maakt van inkoopfacturen “kostenregels”. Via het overzicht “Financieel -> Kosten -> Kostenoverzicht” kunnen kosten worden bewerkt. Boekperiode, componenten en verdeling over objecten e.d. kunnen achteraf probleemloos worden aangepast, mits de servicekosten eindafrekening over de periode nog niet definitief is.

Ad 5: Tussentijds monitoren

Het is mogelijk om in de loop van het jaar de status van de voorschotten en ingeboekte servicekosten te monitoren en te controleren. Omniboxx heeft hiervoor een aantal overzichten beschikbaar. Onder “Financieel -> Servicekosten” zijn hiervoor onderstaande overzichten beschikbaar:

• Gegroepeerd overzicht kosten; geeft een overzicht van reeds geboekte kosten gegroepeerd op groepslabel, zoals ingesteld op het componentniveau. Via dit overzicht is het mogelijk om kosten aan te passen als deze bijvoorbeeld niet over de juiste objecten zijn verdeeld.
• Overzicht geboekte kosten; geeft inzicht in alle reeds ingeboekte kosten die zijn gekenmerkt als servicekosten. Het is via dit overzicht mogelijk om kosten aan te passen als deze bijvoorbeeld niet over de juiste objecten zijn verdeeld.
• Preview afrekening; geeft een overzicht van de huidige status van de afrekening. Dit overzicht dient ter controle voor de definitieve eindafrekening, maar kan ook gedurende het jaar gebruikt worden voor inzicht.

Meer informatie over het gegroepeerd overzicht kosten en het overzicht geboekte kosten staat opgenomen in de handleiding “Toelichting overzichten servicekosten “gegroepeerd overzicht kosten” en “overzicht geboekte kosten”. 

En in de handleiding “Servicekosten afrekening – voorbereiden en afrekenen” staat het overzicht preview afrekening verder toegelicht.

Ad 6: Tussentijds afrekenen

Als het contract met een huurder binnen een servicekostenafreken-jaar afloopt is het mogelijk om een servicekosten eindafrekening voor die huurder te maken.

Onder “Financieel -> Servicekosten -> Tussentijdse eindafrekening” staat een overzicht van alle huurders met een einddatum binnen het afrekenjaar.

Het is een eigen keuze van de Omniboxx gebruiker of ze de servicekosten eindafrekening bij vertrekkende huurders tussentijds willen afrekenen.

Hierbij kan het bijvoorbeeld een motivatie zijn af te rekenen als het contact met de huurder nog vers is. Bij wachten tot het afrekenmoment kan anders tussen vertrek van de huurder en servicekosten eindafrekening veel tijd zitten. 

Gezegd moet worden dat het grootste deel van de Omniboxx-gebruikers “wacht” tot het reguliere afrekenmoment om de servicekosten eindafrekening te berekenen en versturen. Het risico is namelijk dat nog niet alle kosten bekend zullen zijn, en achteraf een naheffing sturen dan niet meer mogelijk is middels de servicekosten module. Natuurlijk kan er nog wel een naheffing via een handmatige factuur gemaakt worden.  

Omdat een servicekosten eindafrekening zijn gebaseerd op de koppeling tussen de huurder en een object, en worden opgenomen in de prolongatie factuur van de afreken periode, heeft een tussentijdse eindafrekening een afwijkende werkwijze. Deze werkwijze staat beschreven in de handleiding “Tussentijdse servicekosten eindafrekening voor huurders met een einddatum”.

Ad 7: Voorbereiden en definitief maken jaarlijkse servicekosten eindafrekening

Het is aan te raden de preview servicekosten eindafrekeningen goed te controleren en eventueel correcties door te voeren voor het moment dat deze definitief wordt en geïntegreerd wordt in de prolongatie huurfactuur van de periode die is ingesteld om de eindafrekening te verzenden. 

In de handleiding "Servicekosten afrekening - voorbereiden en afrekenen" staan onderstaande stappen voor de voorbereiding uitgewerkt. Deze stappen kunnen meerdere malen doorlopen worden, voordat de eindafrekening definitief wordt gemaakt.

1. Preview afrekening berekenen

2. Geboekte kosten controleren

• Controle via het overzicht preview afrekening
• Controle via de preview afrekening
• Missende servicekosten facturen toevoegen of toewijzen

3. Preview opnieuw berekenen en klaar laten staan voor definitieve opname in prolongatie factuur

Ad 8: Veel gestelde vragen over de servicekosten eindafrekening

• Waarom neemt Omniboxx ook voorgaande jaren mee in de afrekening?
  Per project is in te stellen wanneer het laatste afrekenjaar is geweest, stel het juiste jaar per project in:
  
   
  
  
• Hoe zit het met huurdersmutaties?
  Omniboxx maakt voor ieder huurder binnen de afreken periode een aparte service kosten afrekening. Gebaseerd op begin-en einddatum voor de huurder, zoals ingesteld op de objectpagina.
  Daarom kan het dus ook voorkomen dat in het overzicht preview servicekosten afrekening objecten meerdere keren voorkomen.
  
  
• Waarom is een factuur over een heel boekjaar in de afrekeningen alleen opgenomen bij huurders die in een specifieke maand huurder waren?
  Het kan zijn dat voor de inkoopfactuur, geldend voor het hele boekjaar, de boekperiode en jaar niet goed staan ingesteld. 
  
  
• Waarom loopt de tussenrekening niet “glad’?
  In theorie moet de tussenrekening gladlopen, maar in praktijk is er een ander resultaat. Dit kan voorkomen als:
  • Er een leegstand periode is geweest. Kosten komen dan voor rekening van de eigenaar.
  • Tussentijdse afrekening heeft plaatsgevonden. Stel de afrekening voor het voorgaande jaar heeft plaatsgevonden in maart. In mei is de einddatum van de huidige huurder. Zonder tussentijdse afrekening krijgt de huurder over januari tot en met april in het volgende jaar maart pas de afrekening. Sommige Omniboxx gebruikers kiezen ervoor om dan een tussentijdse afrekening te maken. Deze tussentijdse afrekening is voor een deel dan gebaseerd op een aanname (best guess) aangaande de nutsvoorzieningen. 
    Bij de daadwerkelijke afrekening kan er door de “aanname” een delta ontstaan waardoor de tussenrekening niet “glad” loopt.
    
    
• De servicekosten doorberekening/verdeling is niet juist doorgekomen op de previewafrekening bij huurders die later in het jaar zijn gekoppeld aan een object.
  Controleer of de boekperiode van de betreffende kosten staat ingesteld op de juiste waarde. Ga hiervoor naar het kostenoverzicht "Financieel -> Kosten -> Kostenoverzicht". 
  Voor "uitspreiding" van kosten over het totale jaar moet deze waarde staan ingesteld op "jaar".
  Meer informatie over het bewerken van de ingevoerde kosten staat opgenomen in de handleiding "Bewerken kosten voor servicekosten afrekening".
• Waarom krijgt een huurder geen e-mail van de servicekosten afrekening?
  Controleer of op de huurderspagina staat ingesteld dat de huurder geen facturen via e-mail ontvangt. Wanneer dit zo staat ingesteld zal ook de servicekostenafrekening niet gemaild worden.
  
  
  
  
• Kosten worden niet getoond op de servicekosten eindafrekening.
  Controleer op basis van welke "verdeelsleutel" de kosten over de objecten verdeeld worden. Zie handleiding Instellingen voor servicekosten eindafrekeningen.
  Wanneer de voorkeurs verdeelsleutel op het servicekostencomponent op "Vierkante meter (m2) op basis van vvo (verhuurbare oppervlakte)" staat ingesteld moeten de m2 bij alle objecten onder het project staan ingevuld.

Ad 9: Hulp nodig?

In het geval van inrichtingsvragen is het mogelijk om een training af te nemen of een Omniboxx-consultant in te huren voor aanvullende begeleiding. Neem hiervoor contact op met "consultancy@omniboxx.nl".