Toelichting tussenrekening bij servicekosten

Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten afrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen. 

Voordat de servicekosten module optimaal kan worden gebruikt moeten instellingen op diverse plekken in de omgeving goed worden ingeregeld.

Informatie over de verschillende (noodzakelijke) instellingen voor optimaal gebruik van de module servicekosten is beschreven in de  handleiding "Instellingen voor servicekosten eindafrekeningen".

In deze handleiding "toelichting tussenrekening bij servicekosten" wordt verder ingegaan op het gebruik van een tussenrekening voor het gladlopen van de financiële stromen aangaande de servicekosten eindafrekening.

1. Instelling "grootboek voor gladlopen afrekening servicekosten"

2. Toelichting begrip "tussenrekening"

Ad 1: Instelling "grootboek voor gladlopen afrekening servicekosten"

Ga hiervoor naar “Instellingen -> Financieel -> Servicekosten”. Het volgende venster opent:

Bij de algemene instellingen servicekosten is een veld opgenomen genaamd "Grootboek voor het gladlopen afrekening servicekosten". Het is de bedoeling dat hier een grootboeknummer wordt ingevuld die niet is gekoppeld aan een component en die wordt gebruikt als “tussenrekening” voor het “gladlopen” van de servicekosten (voorschot versus kosten).

Ad 2: Toelichting begrip "tussenrekening"

Het uitgangspunt van het verrekenen van de servicekosten is dat de verhuurder (of beheerder) de daadwerkelijk gemaakte servicekosten in rekening brengt aan de huurder. Niet meer en niet minder. Er wordt periodiek een voorschot in rekening gebracht die na voltooiing van het jaar wordt vergeleken met de feitelijk voor het object en door de huurder gemaakte kosten.

De aan de huurders gefactureerde voorschotten servicekosten worden via het daarvoor aangemaakte component op een daarvoor ingestelde grootboekrekening geboekt. 

Anderzijds worden de kosten worden via de componenten op andere, daarvoor ingestelde, grootboekrekeningen geboekt. Voor kosten kunnen dit meerdere, verschillende grootboekrekeningen zijn. 

Beide type componenten, en de daaraan gekoppelde grootboekrekeningen, worden in de servicekosten eindafrekening gebruikt. 

De verhuurder rekent gedurende het jaar de servicekosten af met de leveranciers (van bijv energie) en gebruikt daarvoor de ontvangen "voorschotten servicekosten".

Omniboxx gebruikers maken gebruik van een “tussenrekening” voor het “gladlopen” van de servicekosten (voorschot versus kosten).

Om dit saldo zuiver in beeld te brengen wordt er (boekhoudkundig) een aparte tussenrekening gecreëerd waarop de saldering (voorschot versus kosten) van de voorschotten en de feitelijk gemaakte kosten plaatsvindt. 

Bij een positief saldo moet de verhuurder uitkeren (er is meer geïncasseerd van huurders dan betaald is aan de leveranciers) en bij een negatief saldo (de voorschotten waren te laag om de facturen te voldoen) moet de huurder bijbetalen. Dit saldo wordt alsnog verrekend met de huurder waarna de tussenrekening op nul uit hoort te komen.

In theorie zou de tussenrekening aan het eind van de periode op nul moeten staan.