Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten afrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen.
Voordat de servicekosten module optimaal kan worden gebruikt moeten op diverse plekken in de omgeving instellingen goed worden ingeregeld.
1. Servicekosten instellingen algemeen
2. Component voorschot servicekosten - type omzet
3. Component servicekosten - type Operationele kosten (OPEX)
4. Servicekosten instellingen op project
5. Servicekosten instellingen bij object
6. Invulling/afstemmen kostenplaatsen Omniboxx en financieel boekhoudpakket
Ad 1: Servicekosten instellingen algemeen
Voordat gebruik gemaakt kan worden van de servicekosten module is het van belang dat alle instellingen goed worden ingevoerd. Een consultant van Omniboxx kan hier eventueel bij helpen.
Ga voor het instellen van de servicekosten settings naar “Instellingen -> Financieel -> Servicekosten”. Het volgende venster opent:
Eindafrekeningen administratiekosten inschakelen: Als er administratiekosten gerekend moeten worden op de kosten op de eindafrekening kan dit hier ingesteld door dit veld aan te vinken. Dit geldt voor alle kosten.
Als deze setting aanstaat voegt Omniboxx voor alle kosten die geboekt zijn een kostenregel voor administratiekosten toe.
Eindafrekeningen administratiekosten percentage: Vul hier het percentage in dat als opslag over alle kosten wordt berekend. Dit veld is vrij in te vullen. Voor 5%, vul dan 5 in. Per kostencomponent kan het percentage afwijken. Het hier ingevulde percentage geld voor alle componenten waar het percentage voor administratiekosten niet overschreven is. 
Eindafrekeningen administratiekosten Component ID: Wanneer het vinkje “eindafrekening administratiekosten inschakelen” aan staat is het belangrijk dat hier het component ID van het component waarop Omniboxx de administratie kan boeken wordt ingevuld.
Open, om dit ID op te zoeken, het component voor administratiekosten en klik op bewerken. In de url staat het ID nummer dat moet worden ingevuld. In onderstaand voorbeeld is het ID 8.
Met deze instelling berekent Omniboxx de administratiekosten over alle inkoopfacturen/kosten die in de servicekosten afrekeningen worden opgenomen.
Grootboek voor het gladlopen afrekening servicekosten: Vul hier een grootboeknummer welke niet is gekoppeld aan een component en die wordt gebruikt als “tussenrekening” voor het “gladlopen” van de servicekosten (voorschot versus kosten).
In de handleiding "Toelichting tussenrekening bij servicekosten" staat meer informatie over het gebruik van een tussenrekening en het gladlopen van de afrekening servicekosten.
Eindafrekeningen verhoog voorschot met X maanden: Als een nieuwe Omniboxx gebruiker in bijvoorbeeld maart met prolongeren van huurfacturen begint in Omniboxx, en in datzelfde jaar ook de servicekosten wil afrekenen vul dan hier het getal 2 in.
Let op: hierbij wordt aangenomen dat de bedragen van voorschot gelijk zijn aan het eerst gefactureerde bedrag. |
Inkoopfacturen kunnen met terugwerkende kracht in Omniboxx worden opgenomen. Maar er missen in dit voorbeeld dan 2 prolongatie facturen/voorschotten servicekosten.
Bij de prolongatie over maart zal Omniboxx zal het voorschot voor de eerste 2 maanden virtueel worden berekend. Hierbij wordt uitgegaan dat de voorschotten voor deze maanden al via een anders systeem ontvangen zijn.
Let op: Deze instelling alleen gebruiken bij nieuwe Omniboxx omgevingen. Deze functionaliteit is alleen bruikbaar voor start van servicekosten afrekenen in nieuwe Omniboxx omgevingen, in eerste maanden van het jaar! |
Ad 2: Component voorschot servicekosten - type omzet
De naam van een component is vrij door de Omniboxx gebruikers in te vullen, maar om het component te kenmerken als “voorschot servicekosten” moet dit als zodanig zijn ingesteld op het component.
Alleen als het component goed staat ingevuld wordt het component “voorschot servicekosten” meegenomen in de servicekosten afrekening.
Ga hiervoor “Instellingen -> Componenten -> Overzicht componenten” en selecter het juiste component. Via het potloodje kan het component worden bewerkt.
Type component: Het component voor het voorschot servicekosten moet van het type component "Omzet" zijn.
Servicekosten: Het veld “servicekosten” moet op “ja” staan, anders weet Omniboxx niet dat dit component moet worden meegenomen in de servicekosten afrekeningen.
| Let op: Als het veld "servicekosten" niet op ja staat, kan dit achteraf nog worden aangepast. Dat heeft geen gevolgen voor de afrekening, mits het wordt aangepast voordat de afrekening definitief wordt gemaakt. |
Servicekosten titel: Om kosten aan omzet componenten te koppelen dient bij beide componenten dezelfde titel ingevoerd zijn.
| Let op: Wanneer de servicekosten titel niet wordt ingevuld zal de omschrijving bij deze regel op de specificatie leeg zijn. |
Groep label: Op basis van het groepslabel kunnen componenten op een eindafrekening worden gegroepeerd. Het label wordt ook gebruikt als om servicekosten overzichten te specificeren
Voor meer informatie over het inrichten van componenten kan de handleiding "Componenten aanmaken / bewerken" worden geraadpleegd. In deze handleiding staan ook alle velden verder toegelicht.
Ad 3: Component servicekosten - type Operationele kosten (OPEX)
De naam van een component is vrij door de Omniboxx gebruikers in te vullen, maar om het component te kenmerken als “servicekosten” moet dit als zodanig zijn ingesteld op het component.
Alleen als het component goed staat ingevuld wordt het component “servicekosten” opgenomen in de servicekosten afrekening.
Ga hiervoor “Instellingen -> Componenten -> Overzicht componenten” en selecter het juiste component. Via het potloodje kan het component worden bewerkt.
Type component: Het component voor de servicekosten moet van het type component "Operationele kosten [OPEX]" zijn.
Voorkeur verdeling: Selecteer hier een voorkeurverdeling van de kosten. Opties zijn:
- Gelijk
- Verdeelsleutel
- Vierkante meter (m2) op basis van vvo (verhuurbare oppervlakte)
| Let op: Bij keuze voor verdeelsleutel of M2 moeten deze waardes vervolgens op alle objectpagina’s onder dat project ingevuld zijn. |
In de handleiding "Toelichting functionaliteit verdeelsleutel voor servicekosten afrekening" staat toegelicht hoe de verdeelsleutel kan worden ingericht.
In de nabije toekomst wordt verdeling naar meterstanden voor residentieel vastgoed mogelijk. Er wordt een koppeling gerealiseerd voor het ophalen van de meterstanden (alleen mogelijk bij slimme meters)
Servicekosten: Het veld “servicekosten” moet op “ja” staan, anders weet Omniboxx niet dat dit component moet worden meegenomen in de servicekosten afrekeningen.
| Let op: Als het veld "servicekosten" niet op ja staat, kan dit achteraf nog worden aangepast. Dat heeft geen gevolgen voor de afrekening, mits het wordt aangepast voordat de afrekening definitief wordt gemaakt. |
Servicekosten titel: Om kosten aan omzet componenten te koppelen dient bij beide componenten dezelfde titel ingevoerd zijn.
Groep label: Op basis van het groepslabel kunnen componenten op een eindafrekening worden gegroepeerd. Het label wordt ook gebruikt als om servicekosten overzichten te specificeren
| Let op: controleer of alle titels goed zijn ingevuld, om een zo duidelijk mogelijke afrekening te maken. Dit kan vragen over de afrekening voorkomen. |
Voor meer informatie over het inrichten van componenten kan de handleiding "Componenten aanmaken / bewerken" worden geraadpleegd. In deze handleiding staan ook alle velden verder toegelicht.
Ad 4: Servicekosten instellingen op project
Bij de projectgegevens moet de juiste periode voor (de start) van het afrekenen van de servicekosten worden ingesteld.
Ga naar via "Projecten -> Direct naar" naar het project en kies via het potloodje voor het bewerken van het project. In het kader "algemene gegevens" zijn een aantal velden van belang voor het instellen van de servicekosten. In deze handleiding worden alleen deze velden besproken. In de handleiding "Aanmaken (nieuw) Project" worden alle velden op deze pagina toegelicht.
Maand servicekosten afrekening: Vul hier de maand waarin de servicekosten moeten worden verrekend in.
Hier kan ook gekozen worden voor "geen afrekening", als voor dit project is afgesproken dat er geen afrekening wordt gemaakt in Omniboxx. Bijvoorbeeld als de afrekening buiten Omniboxx wordt afgehandeld.
Startjaar servicekosten afrekening: Geef hier aan welk jaar het eerste jaar is waarover de afrekening wordt gemaakt.
| Let op: Voor residentieel vastgoed is wettelijk bepaald dat de servicekosten voor 1 juli van het volgende jaar moeten zijn verrekend. |
| Let op: Zijn in voorgaande jaren de servicekosten afrekeningen handmatig afgehandeld, kies dan een “vanaf” jaar in “start servicekosten afrekening”, anders neemt Omniboxx ook de voorgaande jaren mee in de berekening van de afrekening servicekosten. |
Ad 5: Servicekosten instellingen bij object
Als bij het de instellingen voor van het Component servicekosten - type Operationele kosten (OPEX) bij het veld "voorkeur verdeling" is gekozen voor de opties "verdeelsleutel" of "vierkante meter op basis van vvo" is het noodzakelijk dat deze waardes op de objecten ook zijn ingevuld. Als dit niet of niet juist staat ingevoerd kan Omniboxx de berekening van de servicekosten afrekening niet correct uitvoeren.
Ga naar het object en kies via het potloodje voor het bewerken van het object. In het kader "objectdetails" zijn een aantal velden van belang voor het instellen van de servicekosten. In deze handleiding worden alleen deze velden besproken.
Oppervlakte (VVO): Verhuurbaar Vloer Oppervlakte. Dit veld moet zijn ingevuld als voor de verdeling van de servicekosten op component niveau is bepaald dat de voorkeur verdeling op basis van "Vierkante meter (m2) op basis van vvo (verhuurbare oppervlakte)" plaatsvindt.
Verdeelsleutel: Op basis van de woonsituatie (of anderszins zoals afgesproken) kan hier een overeengekomen verdeelsleutel (= omslagfactor/weging) voor de verdeling van de servicekost worden ingevoerd.
Het doel is om huurders in een bepaalde verhouding tot elkaar te kunnen wegen. Hoe deze weging vorm wordt gegeven staat vrij. Omniboxx telt alle waardes/verdeelsleutels van de objectgroep/project bij elkaar op en berekent de juiste waarde per object n.a.v. de verdeelsleutel.
In de handleiding "Toelichting functionaliteit verdeelsleutel voor servicekosten afrekening" staat toegelicht hoe de verdeelsleutel kan worden ingericht.
Ad 6: Invulling/afstemmen kostenplaatsen Omniboxx en financieel boekhoudpakket
Bij uitwisseling met een financieel boekhoudpakket dienen de kostenplaatsen te zijn ingevoerd.
Voor het juist inrichten van de kostenplaatsen, kan de handleiding 'Kostenplaatsen instellen' worden geraadpleegd.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren