Bewerken kosten voor servicekosten afrekening

Wanneer bij het maken van een "tussentijdse servicekosten eindafrekening" of het "voorbereiden en afrekenen van de servicekosten eindafrekening" blijkt dat er servicekosten missen of er kosten moeten worden aangepast is het mogelijk dit te corrigeren.

Het uitvoeren van een correctie kan rechtstreeks via het overzicht servicekosten zoals beschreven in bovenstaande handleidingen (onder de linkjes). Wanneer de correctie niet het aanpassen van toegewezen servicekosten betreft, maar als er kosten missen in de preview afrekening (en het overzicht servicekosten) zullen de kosten waar die missen eerst moeten worden "opgezocht" of zelfs toegevoegd in Omniboxx.

In deze handleiding worden de stappen doorlopen voor het toevoegen of aanpassen van ingeboekte inkoopfacturen aan objecten voor opname op de servicekostenafrekening.

1. Opzoeken kosten in het kostenoverzicht kosten inkoopfacturen
2. Bewerken/aanpassen kosten
3. Opzoeken missende inkoopfactuur in overzicht inkoopfacturen
4. Bewerken/aanpassen kosten op inkoopfactuur
5. Inboeken missende inkoopfactuur

Ad 1: Opzoeken kosten in het kostenoverzicht kosten inkoopfacturen

Nadat een inkoopfactuur is ingeboekt of geïmporteerd vanuit een financieel pakket maakt Omniboxx van ingeboekte inkoopfacturen “kostenregels”. 

Via het overzicht “Financieel -> Kosten -> Kostenoverzicht” kunnen kosten worden bewerkt. 

Zoek de betreffende kosten op in het kostenoverzicht en maak daarbij gebruik van de diverse mogelijkheden om het overzicht te filteren:

Klik op het potloodje achteraan in de kostenregel om de kosten te bewerken. Boekperiode, componenten en verdeling over objecten e.d. kunnen achteraf probleemloos worden aangepast, mits de servicekosten eindafrekening over de periode nog niet definitief is.

Ad 2: Bewerken kosten

Door op het potloodje te klikken achteraan de kostenregel opent de pagina van de kosten:

Zolang de kosten nog niet op een definitieve afrekening zijn opgenomen kunnen alle velden nog worden aangepast.

Onderstaand staan enkele velden nader toegelicht:

Verdeling => De kosten kunnen verdeeld worden op basis van:

Gelijk, oppervlakte of verdeelsleutel 
Dit staat verder toegelicht onder 5 in de handleiding "Instellingen voor servicekosten eindafrekeningen".

Boekperiode => maand/kwartaal/halfjaar/jaar

Dit is een belangrijke instelling voor de verrekening van de servicekosten voor als huurders er bijvoorbeeld halverwege het jaar uitgaan, terwijl de kosten voor een heel jaar zijn. Dit is belangrijk voor de juiste kostenverdeling.

Einddatum boekperiode t.b.v. servicekosten => Vul dit veld alleen met een einddatum in inden de einddatum van de servicekosten afwijkend is van de boekdatum en -periode.

Objectselectie => Onderaan de pagina is aan te geven over welke objecten de kosten verdeeld moeten worden.

Na het aanpassen van de gegevens moet de kostenpagina worden opgeslagen.

Ad 3: Opzoeken missende inkoopfactuur in overzicht inkoopfacturen

Als de kosten niet zijn opgenomen in het kostenoverzicht kan het zijn dat de inkoopfactuur niet of niet goed is ingeboekt. 

Ga na of de inkoopfactuur van de leverancier in het overzicht "Facturen -> Inkoopfacturen" is opgenomen.

Maak gebruik van de beschikbare filters om de factuur te zoeken.

Ad 4: Bewerken/aanpassen kosten inkoopfactuur

Wanneer de missende inkoopfactuur is gevonden kunnen de gegevens worden aangepast door op het potloodje te klikken. De kosten kunnen alsnog worden toegewezen aan de juiste projecten of objecten.

Zie voor meer informatie de handleiding “Inkoopfactuur maken”.

Ad 5: Inboeken missende inkoopfactuur

Als blijkt dat de factuur met inkoopkosten niet in Omniboxx staat zal deze alsnog moeten worden opgenomen.

5.1 Indien inkoopfacturen handmatig worden ingeboekt:

Zie voor het handmatig inboeken en toewijzen van de kosten aan objecten de handleiding "Inkoopfactuur maken".

5.2 Indien inkoopfacturen via een koppeling met een financieel pakket worden geïmporteerd in Omniboxx:

Controleer of de betreffende factuur in het financiële boekhoudpakket is opgenomen en of deze is uitgewisseld met Omniboxx.