Tussentijdse servicekosten eindsafrekening voor huurders met een einddatum

Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten afrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen.

In de handleiding "servicekosten afrekenen – introductie" staan alle onderwerpen met betrekking tot de servicekosten afrekening kort opgenomen.

Een van de mogelijkheden is het tussentijds afrekenen van de servicekosten als het contract met een huurder binnen een servicekostenafreken-jaar afloopt.

Het is een eigen keuze van de Omniboxx gebruiker of de servicekosten eindafrekening bij vertrekkende huurders tussentijds afgerekend moeten worden of dat de afrekening tegelijkertijd met alle andere eindafrekeingen het volgende jaar wordt gemaakt en verzonden.

Hierbij kan het bijvoorbeeld een motivatie zijn af te rekenen als het contact met de huurder nog vers is. Bij wachten tot het afrekenmoment kan anders tussen vertrek van de huurder en servicekosten eindafrekening veel tijd zitten. 

Gezegd moet worden dat het grootste deel van de Omniboxx gebruikers “wacht” tot het reguliere afrekenmoment om de servicekosten eindafrekening te berekenen en versturen. Het risico is namelijk dat nog niet alle kosten bekend zullen zijn, en achteraf een naheffing sturen dan niet meer mogelijk is. 

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

1. Overzicht tussentijdse eindafrekeningen
2. Genereren concept eindafrekening
3. Inzien concept afrekening
4. Afrekening aanpassen
   • Afreken periode klopt niet
   • Er missen kosten
5. Tussentijdse eindafrekening herberekenen en indien goed, verzenden

Onder “Financieel -> Servicekosten -> Tussentijdse eindafrekening” staat een overzicht van alle huurders met een einddatum binnen het afrekenjaar.

Ad 1: Overzicht tussentijdse eindafrekeningen

De servicekosten eindafrekening is gebaseerd op kosten die op het object zijn geboekt én wordt verwerkt in de prolongatie factuur van die periode van afrekeningen. Bij een huurder waarbij het contract afgelopen is, is opname in een prolongatiefactuur niet meer mogelijk. Voor deze huurders kan een afzonderlijke eindafrekening worden gemaakt. 

In het overzicht staan alle huurders opgesomd die een einddatum in het verleden hebben en waarvoor nog geen afrekening is verzonden.

Ad 2: Genereren concept eindafrekening

De tussentijdse afrekeningen in dit overzicht worden niet automatisch gegenereerd en/of herberekend.

Controleren van de tussentijdse afrekening kan via het openen van de PDF. (zie ad 3)

Na het eventueel corrigeren van de kosten (zie ad 4) kan de tussentijdse afrekening worden herberekend via de twee groene pijltjes achteraan de regel.

Ad 3: Inzien concept afrekening

Door te klikken op het icoon van de pagina kan het concept van de afrekening worden ingezien.

De afrekening bestaat uit meerdere pagina's, een factuur en de specificatie van de kosten.

Ad 4: Afrekening aanpassen

Als de concept afrekening niet klopt kan deze op een aantal manieren worden aangepast.

4.1 Afreken periode klopt niet

Doormiddel van het kalender-icoon in de kolom acties kan de periode voor de afrekening worden aangepast.

4.2 Er missen kosten

Als er kosten missen kunnen de missende facturen via de overzichten “gegroepeerd overzicht kosten” en “overzicht geboekte kosten” worden opgezocht en aangepast of toegevoegd.

In de handleidingen "Toelichting overzichten servicekosten “gegroepeerd overzicht kosten” en “overzicht geboekte kosten” en "bewerken kosten" verder toegelicht welke stappen genomen kunnen worden.

Ad 5: Tussentijdse eindafrekening herberekenen en indien goed, verzenden

Na aanpassing van data, toevoeging van facturen en/of toewijzing van kosten aan het object dat de vertrekkende huurder had gehuurd moet de concept afrekening opnieuw worden herberekend. Klik hiervoor op de 2 groene pijltjes in de kolom "acties".

Het hergeneren voert Omniboxx op de achtergrond uit, het kan dus even duren voordat het concept klaarstaat. Refresh de pagina om het resultaat zichtbaar te krijgen. Het concept kan opnieuw gecontroleerd worden.

Indien het concept goed is:

Vinkje zetten bij verzenden en via de knop versturen kan de afrekening definitief worden gemaakt en verzonden.