Servicekosten afrekening - voorbereiden en afrekenen

Gewijzigd op Wo, 12 Jun, 2024 om 10:25 AM

Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten afrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen.

In de handleiding "servicekosten afrekenen – introductie" staan alle onderwerpen met betrekking tot de servicekosten afrekening kort opgenomen.

In deze handleiding wordt verder ingegaan op het voorbereiden en controleren van de servicekosten eindafrekening. Vervolgens kunnen er, indien nodig, correcties uitgevoerd worden. Deze stappen kunnen meerdere malen doorlopen worden, voordat de eindafrekening definitief wordt gemaakt.

Na een laatste controle wordt de afrekening definitief gemaakt en verzonden.

In deze handleiding staat opgenomen:

Preview afrekening berekenen
Geboekte kosten controleren
- Controle via het overzicht preview afrekening
- Controle via de preview afrekening
- Missende servicekosten facturen toevoegen of toewijzen
Preview opnieuw berekenen en klaar laten staan voor definitieve opname in prolongatie factuur

Ad 1: Preview afrekening berekenen

Ga voor beide overzichten naar “Financieel -> Servicekosten -> Preview afrekening”.

Doormiddels van diverse filtermogelijkheden, zoals jaar, project, object en huurder kan het overzicht nader gespecificeerd worden.

De preview afrekeningen worden niet automatisch herberekend. Klik op "herberekenen" om de preview afrekeningen te herberekenen. Dit doet Omniboxx op de achtergrond, het kan dus even duren voordat het bijgewerkte concept klaarstaat.

Refresh de pagina om het resultaat zichtbaar te krijgen.

In de kolom "bijgewerkt" staat de datum en het tijdstip waarop de preview voor het laatst is herberekend.

Let op: Adressen kunnen in dit overzicht meerdere keren voorkomen als er een huurderswissel in het jaar is geweest. Per huurder wordt er een regel in het overzicht aangemaakt. Er kunnen dus meerdere afrekeningen op 1 objectadres in de lijst staan.

Ad 2: Geboekte kosten controleren

2.1 Controle via het overzicht preview afrekening

Door op de pagina naar rechts te scrollen worden meer kolommen zichtbaar. Iedere kolom toont een component die is gekenmerkt als servicekosten component. Raadpleeg voor meer informatie over het inrichten van de servicekosten componenten de handleiding "Instellingen voor servicekosten eindafrekeningen".

Onderstaand een (opgeknipt) voorbeeld van mogelijke kolommen in dit overzicht:

Welke kolommen zichtbaar worden in dit overzicht is volledig afhankelijk van de inrichting van de Omniboxx omgeving en de hoeveelheid componenten die gebruikt worden voor de servicekosten.

Op ieder bedrag kan geklikt worden voor een routering naar het overzicht "geboekte kosten" voor verder inzicht. Zie voor meer uitleg over dit overzicht de handleiding "Toelichting overzichten servicekosten “gegroepeerd overzicht kosten” en “overzicht geboekte kosten”".

Zoals bij elk overzicht kan deze onderaan de pagina geëxporteerd worden naar excel of CSV.

2.2 Controle via de preview afrekening

Een andere manier voor het controleren van de preview is het door aanklikken van het driehoekje voor de object naam.

Dit preview is niet de afrekening zelf, maar een overzicht met alle:

Daadwerkelijk ingeboekte kosten

Totale factuur
Kosten factuur voor dit specifieke object

Ontvangen voorschotten

Onderstaand een klein screenshot van een voorbeeld preview afrekening. Het daadwerkelijke preview heeft een veelvoud aan regels.

Geboekte kosten

De meeste kolommen spreken voor zich. De kolom "kosten verdeling" toont welke "voorkeur verdeling" voor dit component geldt (gelijk, verdeelsleutel of m2).

Gefactureerde voorschotten

2.3 Missende servicekosten facturen toevoegen of toewijzen

Door te klikken op de omschrijving opent de kostenpagina van deze regel. Hier kunnen diverse gegevens van de kosten nog worden aangepast. Raadpleeg voor meer informatie de handleiding "bewerken kosten".

Ad 3: Preview opnieuw berekenen en klaar laten staan voor definitieve opname in prolongatie factuur

Nadat de preview is gecontroleerd en indien nodig aangepast staat deze klaar voor opname in de prolongatie factuur over de periode waarin de servicekosten eindafrekening wordt opgenomen.

Deze afreken periode (maand/jaar) staat opgenomen in de projectpagina. Zie hiervoor de handleiding "Instellingen voor servicekosten eindafrekeningen".

Momenteel is het nog niet mogelijk om de servicekosten eindafrekeningen apart/los te versturen.

Onderstaand een voorbeeld van een prolongatie huurfactuur inclusief afrekening en specificatie van de kosten.

Voorbeeld prolongatie factuur inclusief jaarafrekening servicekosten:

Voorbeeld specificatie jaarafrekening servicekosten bij prolongatie factuur