Controlelijst voor vragen over een beleggerafrekening

Gewijzigd op Do, 27 Nov om 10:22 AM

Ga voor een overzicht van de beleggerafrekeningen die klaar staan naar "Financieel -> Beleggerafrekeningen".

Tijdens het controleren van de afrekeningen kunnen er een aantal zaken opvallen die niet aan de verwachting voldoen, zoals bijvoorbeeld:

Er ontbreekt een factuur op de afrekening;
Er ontbreekt een ontvangen betaling van een factuur op de afrekening;
Het huursaldo is niet zoals verwacht;
De afrekening is verzonden, maar staat niet op de beleggerspagina;
Er wordt geen afrekening voor belegger klaargezet bij de beleggerafrekeningen;
Ontvangsten op de beleggerafrekening worden niet bijgewerkt;
Nieuwe huurder (in de toekomst) staat al op de afrekening;
Beleggerafrekening periode wordt meerdere keren gemaakt;
Een factuur die moest worden verrekend met de belegger is niet verrekend.

Per onderwerp is onderstaand een controlelijst opgenomen. Via deze lijst is het mogelijk om zelf te analyseren waar het verschil in verwachting door kan zijn ontstaan. Daar waar beschikbaar zijn vervolgens linkjes naar handleidingen opgenomen waarin meer over het specifieke onderwerp staat toegelicht.

Lukt het ondanks het doorlopen van onderstaande controlelijst niet om de oorzaak te achterhalen, zal de klantenservice via "klantenservice@omniboxx.nl" klaar staan om te helpen bij het verdere onderzoek naar de onduidelijkheid.

Ad 1. Factuur ontbreekt op afrekening

1.1 Is de factuur definitief gemaakt/verzonden en zichtbaar op de huurderspagina?

1.2 Is het object waar de factuur over gaat gekoppeld aan de belegger?

1.3 Valt de boekperiode van de factuur binnen de start- en einddatum beheer van de belegger?

1.4 Heeft de factuur al op een voorgaande afrekening gestaan?

"Toelichting overzicht beleggerafrekeningen"

1.5 Prolongatie factuur -> welke versie van de bedragen is gebruikt voor de facturatie en zijn de 'vinkjes' ingeschakeld?

1.6 Handmatige factuur -> waren de 'vinkjes' beleggerafrekening ingeschakeld?

1.7 Wanneer de factuur alleen ontbreekt bij 'te betalen' en/of ‘provisie’ is deze waarschijnlijk op een reeds afgerekende periode geboekt.

1.8 Staat de afrekening van de periode waarin de boekperiode van de factuur valt klaar bij handmatige facturen? Het kan zijn dat van de afrekening een "concept factuur" is gemaakt. Die vervolgens is klaargezet bij de handmatige facturen, maar niet is verzonden.
Het systeem zal de factuur en eventuele ontvangsten die op de concept afrekening staan niet "doorschuiven" naar een volgende periode.

Ad 2. Betaling van een factuur ontbreekt op de afrekening

2.1 Valt de betaling in de huidige afrekenperiode?

"Huurderspagina"

2.2 Is automatisch doorschuiven ingeschakeld op de belegger?

" Toelichting functionaliteit "doorschuiven" voor beleggerafrekening"

2.3 Automatisch doorschuiven staat niet aan:

Staat de betaling klaar in de periode van de betaaldatum?
Is de betaling handmatig doorgeschoven en staat deze in de eerst volgende afrekenperiode opgenomen?

2.4 Valt de datum van de betaling binnen de start- en einddatum beheer bij de belegger?

"Aanmaken belegger: gegevens invullen/provisie instellen/afrekening instellen"
Staat de startdatum beheer voor of minimaal op de 1e van de maand waarin de ontvangst is afgeletterd?

2.5 Heeft de betaling niet al op de vorige afrekening gestaan?

2.6 Heeft de belegger de instelling "Periodetype" 'betaalperiode' ingeschakeld?

"Aanmaken belegger: gegevens invullen/provisie instellen/afrekening instellen"

2.7 Staat de software instelling 'Uitkering op basis van facturatie bedragen' ingeschakeld?

Met deze instelling aan worden de afrekeningen niet berekend op basis van de inkomsten, maar op basis van de facturatie bedragen.

2.8 Is er sprake van een mismatch tussen het betaald-bedrag en de betaalregels?

Zie kader facturen op de "Huurderspagina"

2.9 Is er op een bepaald moment in tijd sprake van dat factuur minder dan 0% betaald is of meer dan 100% is betaald?

Zie kader facturen op de "Huurderspagina"

2.10 Met welke methode is de factuur op betaald gezet (handmatig, betaling matchen, exact online, twinfield, verrekening)?

Zie kader facturen op de "Huurderspagina"

2.11 Als de factuur op betaald is gekomen door verrekening met andere facturen en de betalingen beheerd worden in financieel pakket, is dan de verrekening doorgevoerd/verrekend in het financiële pakket?

2.12 Staat de afrekening van de periode waarin de boekperiode van de factuur valt klaar bij handmatige facturen? Het kan zijn dat van de afrekening een "concept factuur" is gemaakt. Die vervolgens is klaargezet bij de handmatige facturen, maar niet is verzonden.
Het systeem zal de factuur en eventuele ontvangsten die op de concept afrekening staan niet "doorschuiven" naar een volgende periode.

2.13 Staat de instelling "Late betalingen verbergen" aan bij de belegger?

Als deze setting aangevinkt is worden betalingen die worden gematcht na het definitief maken van de afrekening in die periode verborgen en doorgeschoven naar de volgend periode.

2.14 Is het object niet op "in-actief" gezet?

Ga bij het object na of het object niet onterecht op "in-actief" staat:

Ad 3. Huurder saldo vraagstukken

3.1 Was het saldo in de vorige afrekening wel naar verwachting? Vanaf wanneer ging het 'verkeerd'?

3.2 Zijn alle afrekeningen op chronologische volgorde gemaakt, zonder een periode over te slaan?

3.3 Het saldo ontvangsten is hoger dan gefactureerd, waardoor het % beheervergoeding een te hoge grondslag heeft.

Het percentage beheervergoeding kan berekend worden op basis van ontvangen huurinkomsten (= standaard) en over gefactureerde huurinkomsten (= instelling). De klantenservice kan deze installing inschakelen.

Let op: Als de instelling "uitkering op basis van facturatiebedragen" aanstaat geldt dit voor de gehele Omniboxx omgeving. Dit kan niet per belegger ingesteld worden.

Ad 4. Afrekening is verzonden, maar staat niet op de beleggerspagina

4.1 Lijkt de afrekening verzonden, maar staat deze niet op de beleggerpagina en is er geen mail met de afrekening terug te vinden? Dan kan het zijn dat er per abuis bij het verzenden van de afrekening geklikt is op "Concept facturen aanmaken" in plaats van "Direct versturen".

Bij het aanmaken van een concept beleggerafrekening wordt de afrekening klaar gezet bij de handmatige facturen. Ga hiervoor naar "Facturen -> Handmatige facturen".

Ad 5. Er wordt geen afrekening voor belegger klaargezet bij de beleggerafrekeningen

Wanneer er geen afrekening wordt klaargezet in het overzicht beleggerafrekeingen ("financieel -> beleggerafrekeningen"), controleer dan de onderstaande instellingen op de beleggerpagina/contractgegevens:

Financieel beheer: staat de setting ingesteld op "ja"?
Ingangsdatum beheer:
- Standaard is dit veld leeg. Als het leeg is wordt er gewoon iedere maand een afrekening klaargezet.
- Staat hier een datum in de toekomst? Dan wordt er tot die datum geen afrekening klaargezet. De datum geeft het startmoment van de beheerovereenkomst aan.
Einddatum beheer:
- Standaard is dit veld leeg. Als het leeg is wordt er gewoon iedere maand een afrekening klaargezet.
- Staat hier een datum in het verleden? Dan wordt er vanaf deze datum geen afrekening klaargezet.

Ad 6: Ontvangsten op een beleggerafrekening worden niet bijgewerkt

Worden op de 1e afrekening over een periode geen ontvangsten opgenomen (terwijl deze er wel zijn) en wordt er wel provisie vermeld?

Controleer in dat geval of er in een voorgaande periode van een van beleggerafrekening concept is gemaakt die nog klaar staat bij niet verzonden handmatige facturen via "facturen -> handmatige facturen".

Verwijder de concept afrekening en werk vervolgens de beleggerafrekening van de periode waarover de ontvangsten niet waren opgenomen bij.

Ad 7: Nieuwe huurder (in de toekomst) staat al op de afrekening

Een nieuw ingevoerde huurder wordt op de afrekening vermeld, terwijl er nog geen financiële activiteiten zijn geweest. De huidige en de toekomstige nieuwe huurder worden dan op de afrekening vermeld.

Dit kan voorkomen als de huurder al eens eerder aan hetzelfde object is gekoppeld.

Wanneer de dubbele opname (waarbij voor de toekomstige huurder geen financiële activiteiten zijn opgenomen) op de beleggerafrekening als storend wordt ervaren kan het vinkje "begindatum definitief" voorlopig worden uitgezet.

Let op: Vergeet niet de begindatum opnieuw definitief te maken, anders wordt de huurder niet opgenomen op de beleggerafrekening over de maand waarin het huurcontract start.

In de handleiding "Datum aan object gekoppelde huurder aanpassen" staat toegelicht hoe de begindatum van definitief afgehaald kan worden als dat nodig is.

Ad 8: Beleggerafrekening periode wordt meerdere keren gemaakt

Wanneer heel kort achter elkaar een afrekening definitief wordt gemaakt kan het voorkomen dat er 1 of meerdere nul afrekeningen definitief worden aangemaakt en op de beleggerpagina worden geplaatst. Wanneer de afrekeningen via e-mail naar de belegger worden gezonden, zullen ook de nul-afrekeningen die extra zijn aangemaakt worden verzonden.

Het advies is om altijd maar 1 keer op definitief maken/verzenden te klikken en bij twijfel even af te wachten of Omniboxx op de achtergrond de opdracht voor het definitief maken van de afrekening aan het verwerken is.

Ad 9: Een factuur die moest worden verrekend met de belegger is niet verrekend

Wanneer een handmatige (kosten) factuur is aangemaakt voor de belegger, die moest worden verrekend met de belegger, waarbij het vinkje "inhouden op doorstort" niet is aangezet is het mogelijk dit nog te corrigeren op de klaarstaande concept afrekening. Zie hiervoor de handleiding "Factuur verrekenen met een belegger" ad 2.