Controlelijst voor vragen met betrekking tot een financiële koppeling

Als er een koppeling actief is tussen Omniboxx en een financieel pakket (boekhoudsysteem) kan het voorkomen dat er vragen over de uitwisseling van facturen zijn. In deze handleiding staat een controlelijst opgenomen die kan helpen de vragen te beantwoorden en/of helpen bij de voorbereiding voor vraagstelling aan "klantenservice@omniboxx.nl".

Bij het definitief maken van een factuurrun of een handmatige factuur, stuurt Omniboxx real-time de factuur naar het financiële pakket (mits deze webbased is). Het is aan te raden om het uitwisselingsoverzicht regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat alle facturen correct zijn uitgewisseld.

Ga voor het uitwisselingsoverzicht naar "Financieel -> [naam financiële koppeling] -> Uitwisseling overzicht". In de handleiding "Uitwisseling overzicht van de financiële koppeling - controle" wordt het overzicht toegelicht.

Controle

Tijdens het controleren van het uitwisselingsoverzicht kunnen er een aantal zaken opvallen die niet aan de verwachting voldoen, zoals bijvoorbeeld:

1. Facturen worden niet uitgewisseld en er is geen foutmelding door het financiële pakket teruggegeven aan Omniboxx en opgenomen in het overzicht;
2. Facturen (batches) worden niet of gedeeltelijk uitgewisseld en er is door het financiële pakket een foutmelding teruggeven aan Omniboxx.
3. (handmatige) facturen worden niet afgeletterd in Omniboxx.

Per onderwerp is in deze handleiding onderstaand een "controlelijst" opgenomen. Met behulp van deze lijst is het mogelijk om zelf te analyseren waar het verschil in verwachting door kan zijn ontstaan. Daar waar beschikbaar zijn linkjes naar handleidingen opgenomen waarin meer over het specifieke onderwerp staat toegelicht.

Lukt het ondanks het doorlopen van onderstaande controlelijst niet om de oorzaak te achterhalen, zal kan onze klantenservice via  "klantenservice@omniboxx.nl" helpen bij het verdere onderzoek naar de onduidelijkheid. Voeg in de melding via e-mail minimaal de volgende informatie toe:

• factuurnummer
• Informatie of er onlangs wat is veranderd aan settings/instellingen in het financiële pakket
• screenshot(s) uit financiële pakket met daarop goed zichtbaar gegevens als administratiecode, relatiecode, grootboek, btw code e.d.

Ad 1. Facturen worden niet uitgewisseld en er wordt geen foutmelding weergegeven

Ga in het uitwisselingsoverzicht naar de details van de factuur of factuurbatch via het icoon achteraan het einde van de detailregel:

Op de details van de batch staat geen foutmelding vanuit het financiële pakket opgenomen.

Als een factuur(run) niet wordt uitgewisseld en er geen foutmelding vanuit het financiële pakket terug is gegeven kan dit zijn oorsprong in een aantal instellingen hebben:

1.1 Is de koppeling tussen het financiële pakket en Omniboxx actief?

Zijn er in dezelfde uitwisselingsperiode ander facturen wel uitgewisseld, dan is de koppeling actief en kan dit niet de oorzaak zijn.

Zijn er geen andere facturen wel uitgewisseld controleer dan via "Instellingen -> Koppelingen -> Financieel systeem" of de koppeling actief is.

Als de koppeling niet acties is kan via de stappen in de handleidingen "Koppeling tot stand brengen - Exact Online" of "Koppeling tot stand brengen - Twinfield" de koppeling weer tot stand gebracht worden.

1.2 Komt de administratiecode van de juridische entiteit overeen in Omniboxx en het financiële pakket? 

Ga naar de juridische entiteit via "Instellingen -> Financieel -> Juridische entiteiten" In het kader "Financiële uitwisseling" staat de administratie code opgenomen:

Controleer in de omgeving van het financiële pakket of deze code overeen komt.

1.3 Betreft het een nieuwe administratie / juridische entiteit die facturen uitwisselt?

Bij het activeren van de Exact en Twinfield koppeling wordt er gevraagd om bepaalde rechten aan Omniboxx (en dus de koppeling) toe te kennen. Één van deze rechten betreft het toekennen van toegang tot nieuwe administraties.

Wanneer er vervolgens facturen met een nieuwe administratie worden uitgewisseld, kan het voorkomen dat deze rechten destijds niet zijn toegekend. Om dit te herstellen dient Omniboxx (afdeling techniek) het token van de koppeling te verwijderen, waarna de klant de koppeling opnieuw moet activeren. Dit verzoek moet (onderbouwd) worden ingediend bij de  "klantenservice@omniboxx.nl".

Ad 2. Facturen (batches) worden niet of gedeeltelijk uitgewisseld en er wordt wel foutmelding weergegeven

Op de details van de batch staat een foutmelding vanuit het financiële pakket opgenomen onder het "i-tje".

2.1 Controleer de foutmelding die het financiële pakket terug heeft gemeld.

In de onderstaande handleidingen staan de meest voorkomende foutmeldingen van de verschillende financiële pakketten toegelicht.

De toelichtingen op foutmeldingen die in de handleidingen zijn opgenomen komen rechtstreeks uit de support gegevens van de financiële pakketten. 

Goed om te weten dat Omniboxx geen invloed op de foutmeldingen heeft.

• "Foutmeldingen uitwisseling facturen met Exact - betekenis"
• "Foutmeldingen uitwisseling facturen met Twinfield - betekenis"

Let op:

Voor veel foutmeldingen is het van belang de gegevens (zoals grootboeknummers en codes) die zijn ingevuld in het kader "Financiële uitwisseling" te controleren of deze overeenkomen met dezelfde gegevens in het financiële pakket.

Ga voor de algemene instellingen naar "Instellingen -> Software instellingen -> Algemeen" en/of naar "Instellingen -> Financieel -> Juridische entiteiten"

Ter verduidelijking onderstaand een voorbeeld van een overzicht mogelijke instellingen voor Twinfield

Controleer in de omgeving van het financiële pakket of deze codes overeen komen. 

Ad 3. (handmatige) Facturen worden niet afgeletterd in Omniboxx

3.1 Factuur is in financiële pakket op betaald gezet, maar wordt niet afgeletterd in Omniboxx

Een keer per dag (in de vroege ochtend) wordt de informatie over/de status van facturen gesynchroniseerd tussen het financiële pakket en Omniboxx.

Het kan dus voorkomen dat een factuur in het financiële pakket op betaald staat, maar in Omniboxx nog openstaat. Wacht in dat geval tot de volgende dag om vervolgens nogmaals de status te controleren. 

Is de volgende dag de situatie nog niet verwerkt, neem dan contact op met  "klantenservice@omniboxx.nl", met informatie over het factuurnummer, de status in Omniboxx, de huurder/relatie, een screenshot van de status in het financiële pakket en informatie over al genomen stappen.

3.2 Facturen Twinfield worden niet afgeletterd in Omniboxx

Een handmatige factuur staat op betaald het financiële pakket, maar in Omniboxx blijft de factuur open staan. In de handleiding "handmatige facturen Twinfield worden niet afgeletterd in Omniboxx" staat toegelicht welke stappen genomen kunnen worden.