Foutmeldingen uitwisseling facturen met Exact Online - betekenis

Gewijzigd op Vr, 23 Mei om 1:45 PM

In de handleiding "Controlelijst voor vragen met betrekking tot een financiële koppeling" staan controle suggesties opgenomen voor vragen over de werking van de financiële koppeling tussen Omniboxx en een financieel pakket.

In deze handleidingen zijn de meest voorkomende foutmeldingen die Exact Online terug meldt aan Omniboxx als een factuur niet kan worden uitgewisseld. Omniboxx heeft geen invloed op deze foutmeldingen en neemt deze 1 op 1 over van Exact Online.

Let op: Voor veel foutmeldingen is het van belang de gegevens (zoals grootboeknummers, types en codes) die zijn ingevuld in het kader "Financiële uitwisseling" te controleren of deze overeenkomen met dezelfde gegevens in het financiële pakket.

Ga om dit te controleren naar de algemene instellingen naar "Instellingen -> Software instellingen -> Algemeen" en/of naar "Instellingen -> Financieel -> Juridische entiteiten"

Als de foutmelding van Exact Online, die staat opgenomen bij de factuur in het uitwisselingsoverzicht, onderstaand niet staat toegelicht is het aan te raden contact op te nemen met de support-omgeving van Exact voor verdere uitleg/hulp.

Daarnaast staat op de troubleshooting website van Exact Online ook veel informatie die de foutmeldingen kan verduidelijken:

https://support.exact.com/s/article/Exact-Online-Troubleshooting?language=en_GB

Veel voorkomende foutmeldingen:

Onderwerp [GLTransactions] Onbekend: Boekjaar (Periode-datumtabel)

==> Omniboxx geeft in de uitwisseling naar Exact de financiële periode

altijd door als maand-nummer van een bepaalde datum.

De datum wordt beïnvloed door software instellingen zoals “Boekperiode op factuurdatum” en “Factuurdatum gelijk aan vervaldatum”, maar het resultaat is altijd een maand-nummer.

In Exact moet de meegegeven maand in de boekhouding geopend zijn om te zorgen dat de factuur in die maand geboekt wordt. Een alternatief is om in Exact Online de instelling “Periode-datum-controle” aan te passe om ervoor te zorgen dat Exact niet meer naar het "periode-veld" kijkt.

Let er wel op dat alle maanden in een jaar zijn aangemaakt in Exact!

VATCode Rij: 1 – Verplicht: Percentage

==> De in Omniboxx ingevoerde BTW-code nog niet aangemaakt binnen de betreffende administratie in Exact Online.

Onderwerp [GLTransactions] Uitgestelde omzet kan niet worden geboekt
==> Ga in Exact Online naar "Administratie instellingen" en klik op het tabblad "Financieel". Selecteer vervolgens een grootboekrekening voor de uitgestelde omzet. Het Dagboek "Uitgestelde omzet/kosten moet zijn gevuld.

Meer informatie: https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Task-financial-generaljournal-fingen-defrevanddefcostt

Daarnaast kan in Omniboxx de onderstaande software instelling worden aangezet. Neem hiervoor contact op met "klantenservice@omniboxx.nl".

Onderwerp [GLTransactions] Leverancier (type)

==> Vermoedelijk bestaat de leverancier niet (meer), is de leverancierscode gewijzigd of is de crediteur niet als leverancier aangemaakt/gekenmerkt in Exact Online.

Ga in Exact Online naar "Relaties", zoek daar de naam van de relatie en vink via bewerken "Leverancier" aan.

Als een verschil is welk type een relatie in Omniboxx heeft en het type in Exact Online geeft dat ook een conflict. Als voorbeeld een relatie heeft in Omniboxx het type commerciële huurder, en in Exact Online de types klant én leverancier, zal de uitwisseling ook een foutmelding terugkrijgen.

Gegeven bestaat reeds [GLTransactions] gegevens niet aangemaakt

==> Kostenplaatsen en kostendragers dienen overeen te komen met de bekende gegevens in Exact Online.

Controleer of de gegevens van de kostenplaatsen (en mogelijk ook kostendragers) die zijn ingevoerd in Omniboxx, overeenkomen met de gegevens in Exact Online.

Verplicht: vervaldatum Verplicht: Betalingsconditie

==> Er is geen betalingsconditie ingesteld voor de crediteur.

Ga in Exact Online via ‘Inkoop’ naar ‘Leveranciers’ en kies voor ‘Onderhoud’.
– Klik op de crediteur van de medewerker
– Kies linksboven voor bewerken
– Scroll naar beneden en kies een betalingsconditie onder het kopje “crediteur” door op het vergrootglas te drukken en een betalingsconditie te kiezen.

[GLTransactions] BTW code

==> De BTW-codes die zijn ingesteld in Omniboxx komen niet overeen met de codes die bekend zijn in Exact Online.

Zorg ervoor dat de gegevens uit Omniboxx en Exact Online overeenkomen.

Onderwerp [GLTransactions] De boeking is niet in evenwicht op: [date] (Type: Inkoopboeking) Verschil: [amount]

==> Op een specifieke datum is het bedrag niet in balans. Waarschijnlijk is BTW-code “inclusief” gebruikt i.p.v. “exclusief”.

Controleer of de BTW-codes in Omniboxx en Exact Online overeenkomen.

Journal verplicht: Grootboekrekening: Omzet huur

==> De ingevoerde ‘Verkoopboek code’ (bij entiteit of software instellingen) bestaat niet in Exact Online.

Pas de genoemde verkoopboek code aan.

GL Transaction Financial Transaction Onbekend: Periode (Periode-datumtabel)

==>De periode-indeling in Omniboxx komt niet overeen met de periode-indeling in Exact Online. Het gaat fout bij een boekhouding met indeling kwartaal en verloning per maand, of als Omniboxx een 4-wekelijkse periode hanteert.

In het geval van een kwartaalboekhouding: Zet bij Instellingen in Exact Online de “Periode-datumcontrole” op verplicht te zetten. Dit menu is te vinden door op de naam van klant rechtsboven te klikken en dan te kiezen voor instellingen.

Een gevolg van de instelling “Periode-datumcontrole: verplicht” is dat de boekingen door Exact voortaan aan de hand van de boekingsdatum in de juiste periode worden gezet. Indien er bijvoorbeeld een correctie geboekt wordt in juni met een datum van februari dan komt deze in het geval van een kwartaalpost in periode 2.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: ‘Onderwerp [GLTransactions] Niet gevonden: Relatie (Naam relatie) – Grootboekrekening: Verkoop’

==> Het account waarmee de koppeling met Exact Online was gekoppeld heeft niet voldoende rechten. Verhoog dus de rechten van van het gekoppelde account in Exact.
Let op: het is niet voldoende om dan door iemand anders de koppeling opnieuw te laten authenticeren (middels Service Center).
De koppeling moet eerst via Exact Online uitgezet worden om vervolgens opnieuw te authenticeren.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: ‘Onderwerp [GLTransactions] Ongeldig: Klant (Type)

==> Er wordt een nieuwe debiteur naar Exact online gestuurd, maar het debiteurnummer komt al overeen met een relatienummer in Exact Online. Deze relatie is een debiteur, óf een crediteur. Het kan ook zijn dat de relatie in Exact online op "Prospect" staat. Verander deze in dat geval naar "Klant"

Er zijn twee mogelijkheden om dit op te lossen:
* Zorg ervoor dat er een prefix voor het debiteurennummer van Omniboxx geplaatst wordt of
* Dat het debiteurennummer begint met een bepaalde range zodat het nummer nooit kan corresponderen met een relatienummer in Exact Online.

Element: [GLTransactions] Bestaat reeds - Boekstuknummer: ***, Dagboek: ***, Boekjaar: ***

==> in Exact Online betekent dat een boeking met het opgegeven boekstuknummer, dagboek en boekjaar al in Exact Online bestaat. Dit kan gebeuren als je een boeking opnieuw probeert te boeken of als er een probleem is met de factuurnummering.

Oplossing:

Controleer de boeking:
Controleer of de boeking die je probeert te boeken al in Exact Online bestaat. Ga naar Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Overzicht en zoek naar de boeking met het opgegeven boekstuknummer, dagboek en boekjaar.
Verwijder de dubbele boeking:
Als je een dubbele boeking vindt, verwijder deze. Je kunt een verwerkte boeking heropenen en verwijderen.
Pas het boekstuknummer aan:
Als je de boeking niet kunt verwijderen (bijvoorbeeld omdat het een factuur is die al is geïmporteerd), kun je proberen het boekstuknummer te wijzigen. Volgens Exact, kan dit alleen als de boeking nog niet definitief is.