Toelichting beleggerafrekening

Bij het uitvoeren van beheer voor derden zijn de beleggerafrekeningen voor de beleggers de samenkomst van alle activiteiten die voor de beleggers worden uitgevoerd. 

De beleggerafrekeningen worden opgesteld op basis van de objecten die de belegger in beheer heeft gegeven en kunnen gezien worden als verantwoording van de uitgevoerde werkzaamheden en financiële activiteiten.

Ga voor een overzicht van de beleggerafrekeningen die klaar staan naar "Financieel -> Beleggerafrekeningen".

De pagina met de beleggerafrekeningen die klaar staan om af te rekenen voor de eerst volgende periode opent:

In de handleiding "Toelichting overzicht beleggerafrekening" staat de inhoud van de beleggerafrekening verder uitgewerkt, maar via de iconen in de kolom "Preview" kan een concept afrekening geopend worden.

Of ga via de beleggerspagina in het kader "Huurafrekeningen" naar een definitieve afrekening.

In deze handleiding "toelichting beleggerafrekening" staan de onderstaande onderwerpen toegelicht:

1: Huurafrekening

2: Factuur beheervergoeding

3: Betalingsoverzicht

4: Specificatie opbouw beheervergoeding

5: Gefactureerd in periode

6: Huurafrekening

7: Te verrekenen kosten handmatige facturen

8: Bijlagen

Ad 1: Huurafrekening

De huurafrekening heeft een standaard format en bevat, naast een begeleidende brief, de volgende onderdelen:

• Factuur beheervergoeding; 
• Specificatie ontvangen huren (betalingoverzicht); 
• Specificatie beheervergoeding; 
• Indien van toepassing: specificatie van gemaakte kosten.

Ad 2: Factuur beheervergoeding

In de huurafrekening staat standaard alleen de beheervergoeding opgenomen.

Op de beleggerspagina is in te stellen dat naast de beheervergoeding, ook de huurinkomsten op de huurafrekening getoond wordt. In overleg met een consultant in uw omgeving worden aangepast.

De factuur toont dan ook de ontvangen huurbedragen:

Hoe deze bedragen op de huurafrekening tot stand zijn gekomen wordt op de volgende pagina's van de afrekening verder gespecificeerd.

Ad 3: Betalingsoverzicht

In het betalingsoverzicht staat voor de periode van de afrekening per object (en vervolgens per huurder) een specificatie van de gefactureerde componenten/diensten.

Toelichting per kolom

Object/huurder: Hier wordt de objectnaam opgenomen en de naam van de huurder die gekoppeld is aan het object. Het kan voorkomen dat hier 2 huurders worden genoemd. In dat geval zijn er, bijvoorbeeld in een periode waarin een huurderswissel plaatsvindt, facturen (gekoppeld aan het object) verzonden naar verschillende huurders.

Periode: De boekperiode van de factuur.

Component: In deze kolom staan de componenten die op de verzonden facturen in de periode staan opgenomen. De kolommen "Vorig saldo", "Te betalen" en "Huidig saldo" worden voor de componenten niet gevuld, maar in de kolommen "Ontvangsten ex." en "Ontvangsten" staan de bedragen per component gespecificeerd. 

Vorig saldo: Hier staat opgenomen wat het (huidig)saldo van de vorige afrekening was. 
Bij de allereerste afrekening van de belegger, of bij een nieuwe huurder, zal deze berekend worden. Iedere afrekening erna wordt het vorig saldo overgenomen van het huidig saldo van de voorgaande afrekening.

Dit saldo kan naast 0,00 euro ook een voorstand (V) of een achterstand (A) weergeven.

Te betalen: Hier staat het totaal bedrag wat gefactureerd is aan de huurder in de periode (gefactureerd over de betreffende periode voor de diensten opgenomen in de kolom "component").

Ontvangsten ex.: In deze kolom staan de ontvangsten exclusief BTW per component en totaal opgesomd.

BTW: Alleen van toepassing bij commerciële huurders.

Ontvangsten: In deze kolom staan de ontvangsten inclusief BTW per component en totaal opgesomd. Bij particuliere huurders zijn de bedragen van ontvangsten ex. en ontvangsten gelijk.

Huidig saldo: Het huidige saldo is het verschil tussen te betalen en ontvangsten. Over het algemeen is hier het saldo 0,00 euro. 

Maar bij een achterstand in betalingen of bij facturatie waarbij de vervaldatum na de periode van de afrekening ligt zal hier het bedrag van de achterstand worden opgenomen (gekenmerkt door de toevoeging A).

Daarnaast komen er ook situaties voor dat een huurder een voorstand in betalingen heeft (bijvoorbeeld een maand huurbetaling voorloopt), in dat geval wordt hier de voorstand gekenmerkt met de toevoeging V. 

In de handleiding "Toelichting huurdersaldo op beleggerafrekening" wordt het saldo op de beleggerafrekening verder toegelicht.

Onderaan het betalingsoverzicht zijn totalen opgenomen van alle kolommen.

Correctie

Het kan voorkomen dat er een kolom "correctie" staat opgenomen op het betalingsoverzicht. Hoe een correctie kan ontstaan staat verder toegelicht in de handleiding  "Toelichting correctie op beleggerafrekening".

Creditfacturen

Zie voor een toelichting over de weergave van creditfacturen op de beleggerafrekening de handleiding "Weergave credit factuur op de beleggerafrekening".

Ad 4: Specificatie opbouw beheervergoeding

Vervolgens is er in de afrekening een overzicht opgenomen waarin de verantwoording van de inrekening gebrachte beheervergoeding staat gespecificeerd. 

Per object staat de grondslag waarover de beheervergoeding/provisie wordt berekend weergegeven. 

Voor de verrekening van de beheervergoeding zijn verschillende afspraken met beleggers mogelijk:

• % van wat gefactureerd wordt per object
• of een vast bedrag per object

De afspraak staat in de kolom "Vergoeding" weergegeven.

Ad 5: Gefactureerd in periode

Aanvullend op het betalingsoverzicht wordt in het overzicht "Gefactureerd periode" een opsomming getoond, waarin is opgesplitst welk totaal bedrag er per component voor alle objecten van de belegger is gefactureerd in de periode, zoals bijvoorbeeld:

Ad 6: Huurafrekening

Op de huurafrekening staat een totaal telling opgenomen welk bedrag er binnen de periode ontvangen is en wat de beheervergoeding die daarop ingehouden wordt is. 

De totaal telling betreft dan het bedrag dat zal worden doorgestort naar de belegger. Dit bedrag is ook opgenomen op de factuur beheervergoeding.

Ad 7: Te verrekenen kosten handmatige facturen

Indien er in de periode een handmatige factuur voor het doorbelasten van kosten aan de belegger is verzonden, zullen hier de bedragen die verrekend worden opgenomen.

Let op: Vaak gaat dit om kosten, waar ook een inkoopfactuur voor kan worden ingeboekt om de kosten vervolgens op die wijze verrekenen.

Let op: Kosten (voor kosten van de belegger) zullen over het algemeen verrekend worden met de ontvangsten en worden ingehouden op eerst volgende afrekening. Dit is een optie die kan worden aangevinkt bij de handmatige factuur. Dan wordt er een melding op de factuur toegevoegd:

Let op: Als er een financiële koppeling is tussen Omniboxx en een financieel pakket is de informatie in het financiële pakket altijd leidend. Dit betekent dat bij verrekeningen in Omniboxx ook handmatig de verrekening in het financiële pakket moet worden doorgevoerd. Facturen moeten wel eerst zijn uitgewisseld. Omniboxx ondersteunt de functionaliteit van verrekeningen nog niet.

Ad 8: Te verrekenen kosten inkoopfacturen

Indien er in de periode inkoopfacturen voor het doorbelasten van kosten aan de belegger worden gekoppeld aan objecten van de belegger worden deze kosten als "kosten" opgenomen in de afrekening:

Ad 9: Bijlagen

Facturen aan de belegger en inkoopfacturen worden bijgesloten bij de afrekening, mits daarvoor bij het maken van de handmatige factuur en het aanmaken van de inkoopfactuur de juiste settings zijn gekozen.