Toelichting huurdersaldo op beleggerafrekening

In de handleiding "Toelichting beleggerafrekening" staat een toelichting over de onderdelen op de beleggerafrekening uitgewerkt. 

Op de beleggerafrekening wordt op het betalingsoverzicht per object (huurder) het "Huidig saldo" weergegeven in de laatste kolom. 

Het huidige saldo wordt bepaald d.m.v. het verschil tussen de kolommen: "vorig saldo", "te betalen" en "ontvangsten". Alle achter- en voorstanden worden meegenomen in de berekening van het huidige saldo. 

Over het algemeen is hier het saldo 0,00 euro. Maar er zijn diverse situaties mogelijk die het huidige saldo beïnvloeden, waardoor het saldo afwijkt van de klantverwachting.

Onderstaand staan een aantal van deze mogelijke situaties toegelicht.

1: Vervaldatum factuur is na periode van afrekening

2: Huurder betaalt factuur voor boekperiode

3: Openstaande credit factuur

4: Betalingen worden gematcht na definitief maken van de afrekening

5: (Handmatige) factuur van een vorige boekperiode wordt betaald

6: Een factuur is aangemaakt met een boekdatum voor de "ingangsdatum beheer" of na de "einddatum beheer" van de belegger

7: Beleggerafrekeningen worden niet op chronologische volgorde definitief gemaakt

Ad 1: Vervaldatum factuur is na periode van afrekening

Bij een handmatige factuur is de boekdatum van de periode gelijk aan de periode van de beleggerafrekening. De vervaldatum valt echter na de periode van de afrekening.

De vervalperiode staat standaard op 30 dagen, maar is aan te passen naar 14 dagen of handmatig (vrij invulbaar).

Dit kan als resultaat hebben dat de vervaldatum buiten de periode van de afrekening valt. De factuur wordt echter wel op de afrekening van de boekperiode opgenomen (kolom "te betalen"), maar zal nog niet betaald zijn (kolom "ontvangsten"). Het verschil wordt dan als achterstand (A) opgenomen op de afrekening.

De saldo bepaling van "huidig saldo" houdt geen rekening met de vervaldatum van facturen, maar ter informatie zal er vermeld worden welk deel van het bedrag van het huidige saldo nog niet vervallen is. 

Ad 2: Huurder betaalt factuur voor boekperiode

Het komt voor dat huurders betalen voordat de boekperiode van de factuur geldt. De betaling wordt dan vermeld bij de kolom "ontvangsten", maar het bedrag van de factuur wordt pas een volgende periode opgenomen in de kolom "te betalen". In dat geval wordt het bedrag als voorstand (V) gekenmerkt en kan het huidige saldo afwijken van de verwachting van de klant.

Ad 3: Openstaande creditfactuur

Een openstaande min-factuur (creditfactuur) wordt bij de saldobepaling meegenomen als een voorstand (V) voor de huurder. 

Ad 4: Betalingen worden gematcht na definitief maken afrekening

Wanneer er na het verzenden/definitief maken van de beleggerafrekening een betaling van een factuur wordt gematcht staat deze, logischerwijs, niet op de afrekening van die periode opgenomen. 

Het komt voor dat (soms maanden later), onduidelijkheid ontstaat over waarom de betaling niet is verwerkt in de afrekening van die specifieke periode. Het advies is om bij dergelijke vraagstukken altijd de verzenddatum van de beleggerafrekening te vergelijken met de datum van het matchen van de betaling.

De setting "Late betaling verbergen" bij de "afrekening instellen" op de beleggerspagina zorgt ervoor dat betalingen die worden gematcht na het definitief maken van de afrekening in die periode verborgen worden (dus niet op de 2e afrekening komen te staan) en doorschuiven naar de volgende periode.

Ad 5: (Handmatige) factuur van een vorige boekperiode wordt betaald

Als een (handmatige) factuur van een vorige boekperiode wordt betaald (of op betaald wordt gezet) én "automatisch doorschuiven" staat niet aan bij de "afrekening instellingen" van de belegger, wordt de betaling niet doorgeschoven naar de afrekening van de volgende periode. Ook als vervolgens (achteraf) doorschuiven wordt aangezet, wordt dit niet met terugwerkende kracht aangepast.

Er wordt een 2e (of 3e) afrekening klaar gezet in de het overzicht beleggerafrekeningen. De ontvangsten die op deze concept afrekening staan opgenomen kunnen handmatig worden "doorgeschoven" door het icoon voor doorschuiven aan te klikken.

Voor meer informatie over de werking van de functionaliteit "doorschuiven" zie de handleiding "Toelichting functionaliteit "doorschuiven" voor beleggerafrekening".

Ad 6: Een factuur is aangemaakt met een boekdatum voor de "ingangsdatum beheer" of na de "einddatum beheer" van de belegger

Facturen worden alleen opgenomen in de beleggerafrekeningen, als de boekperiode vast binnen de afgesproken beheer termijn van de belegger.

De "ingangs- en einddatum beheer" staat bij de "Contract gegevens" op de beleggerspagina:

Ad 7: Beleggerafrekeningen worden niet op chronologische volgorde definitief gemaakt

Aangezien de afrekening het saldo in de kolom "vorig saldo" baseert op het "huidige saldo" van de vorige afrekening. Kan het onduidelijkheden veroorzaken als de afrekeningen niet in chronologische volgorde worden verzonden of als er maanden worden overgeslagen. In de nabije toekomst zal het opvolgen van de chronologische volgorde door het systeem worden gefaciliteerd.