Prolongatie factuur ontbreekt op (preview) beleggerafrekening

Wanneer een prolongatie factuur in een beleggerafrekening moet worden verwerkt, zijn er een aantal instellingen waaraan moet worden voldaan om ervoor te zorgen dat facturen automatisch op de afrekening worden opgenomen.

Voor (het controleren of instellen van) de juiste instellingen bij de belegger om er zeker van te zijn dat facturen worden gekoppeld aan de beleggerafrekening zie handleiding "Instellingen belegger om facturen op de afrekening op te nemen". 

Naast het zorgdragen dat de instellingen op de beleggerspagina die een relatie hebben met de beleggerafrekening goed staan zijn er ook nog diverse mogelijke oorzaken te onderzoeken die een relatie hebben op de opname van de prolongatiefacturen op de afrekening. 

Mogelijke oorzaken

Onderstaand staan de meest voorkomende redenen voor handmatige facturen opgesomd:

1: Object is niet gekoppeld aan de belegger;

2: Vinkjes "beleggerafrekening" ontbreken bij de componenten bij facturatiebedragen op het object;

3: Object staat op inactief;

4: Object heeft leegstand 

5: Begindatum van de huurder is niet definitief gemaakt.

Zie voor meer informatie over het aanmaken van objecten de handleiding "Aanmaken objecten en toevoegen aan objectgroep".

Ad 1: Object is niet gekoppeld aan de belegger

Het object is niet gekoppeld aan een belegger of een beleggercombinatie. Het veld "belegger" op de objectpagina is dan leeg. Aangezien de beleggerafrekening is gebaseerd op de objecten die aan de belegger zijn gekoppeld, zal een object zonder belegger niet worden opgenomen in een afrekening.

Ad 2: Vinkjes "beleggerafrekening" ontbreken

Bij de componenten op het facturatieblad van het object zijn de vinkjes "afrekening" niet aangevinkt. 

In de handleiding "Instellen (nieuw) facturatieblad" staat de werkwijze van deze functionaliteit verder uitgewerkt.

Ad 3: Object staat op inactief

Het object staat op inactief als het vinkje "Inactief" staat aangevinkt. Het object zal dan niet worden meegenomen in prolongatie runs, totdat het vinkje weer is uitgezet. Er zullen geen facturen worden aangemaakt die kunnen worden gekoppeld aan een beleggerafrekening.

Ad 4: Object heeft leegstand

Bij een object dat leegstand heeft, maar toch meegenomen dient te worden op de beleggerafrekening zal de instelling Leegstandsprovisie op 'Ja' gezet dienen te worden. Dan dient er ook Beheerprovisie vast bedrag per maand gevuld te zijn. Meer informatie over de instellingen bij de belegger lees je in de handleiding "Aanmaken belegger: gegevens invullen / provisie instellen / afrekening instellen".

Ad 5: Begindatum huurder is niet definitief

Na het koppelen van een huurder aan een object moet, als alles definitief is en de facturatie aan de huurder in de prolongatie run moet worden meegenomen, het vinkje "begindatum definitief" worden aangevinkt. Als dit vinkje niet aangevinkt wordt, zal de huurder niet meegenomen worden in de prolongatierun, de factuur wordt niet gemaakt en kan dus ook niet worden opgenomen in de afrekening.