(Tijdelijke) uitzondering op factuur(run)

Het kan voorkomen dat er een éénmalige of tijdelijke aanpassing op een factuur moet worden vermeld, maar er geen behoefte is om de gehele huur-opbouw aan te passen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een tijdelijke huurkorting.

Voor dit soort (tijdelijke) aanpassingen is er binnen Omniboxx de functionaliteit om een uitzondering op de aankomende run door te voeren. Met een uitzondering kan een bepaald bedrag dat voor één of meerdere perioden in de maandelijkse factuur opgeteld of afgetrokken moet, verwerkt worden.
Via een uitzondering kan ook een specifieke opmerking (b.v. een nieuw rekeningnummer) op de factuurrun afgedrukt worden.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

1. Instellen uitzondering via
   1.1 de aankomende run of
   1.2 de huurderspagina
2. Uitzondering toevoegen of bewerken
3. Toelichting velden
4. Uitzondering op factuurrun terugzoeken en/of bewerken
   
   

Ad 1: Instellen van de uitzondering

Het is via 2 opties mogelijk een uitzondering op de factuurrun in te stellen. Dit kan via de pagina met de aankomende factuurrun en via de huurderspagina.

Ad 1.1: Instellen uitzondering via de aankomende factuurrun

Via de aankomende runs: "Facturen -> Aankomende runs".

Klik vervolgens op de icoon met de pagina:

Ad 1.2 Instellen van de uitzondering via de huurderspagina

De functionaliteit "Creëer uitzondering aankomende run" is ook te benaderen via de huurderspagina, in het kader "Acties".

Ad 2: Uitzondering toevoegen of bewerken

Als de functionaliteit via de aankomende factuurrun wordt benaderd moeten alle variabelen nog worden opgegeven, zoals objectselectie, algemene gegevens e.d.

Benadering via de huurderspagina zorgt ervoor dat een deel van de gegevens al staat ingevuld.

Ad 3: Toelichting velden

Algemene gegevens

Interne naam uitzondering: Interne naam om de uitzondering te herkennen. Kies hier een korte, maar duidelijk herkenbare naam. 

Type: Geef hier aan of het een aanpassing of een opmerking op de factuur betreft.
Aanpassing = een financiële uitzondering.
Opmerking = een tekstuele toevoeging op de factuur. Indien deze keuze wordt gemaakt, vervallen de velden voor: bedrag-keuze en actie.

Toepassen op: Kies hier voor huidige huurder van het object of op het object.

Omschrijving op de factuur: Vul hier in welke omschrijving op de factuur moet worden opgenomen. 

Bedrag: Kies (indien aanpassing) hier voor vast bedrag of percentage periodiek factuurbedrag.

Vast bedrag / Percentage: Geef hier het bedrag of het percentage aan dat op de factuurregel in rekening wordt gebracht.

Grootboekrekening: Vul hier het grootboekrekening in.

BTW-percentage: Indien van toepassing, vul hier het btw-percentage in.

Actie: Geef aan of de aanpassing moet worden bijgeteld of afgetrokken.

Herhalen

Aantal keer toepassen: Geef aan op hoeveel factuurruns de uitzondering moet worden toegepast.
Kies 1 voor eenmalig, een ander aantal voor enkele keren en bijvoorbeeld 999999 voor oneindig.

Aantal keer toegepast: Dit veld geeft aan hoe vaak de uitzondering is toegepast (dit veld wordt door Omniboxx ingevuld).

Vanaf run: Geef hier aan vanaf welke run de uitzondering moet worden toegepast.

Koppelen

Deze aanpassing geldt voor: Iedereen binnen dit project óf Onderstaande objecten 

Indien gekozen wordt voor "onderstaande objecten" opent een veld met alle mogelijk aan te kiezen objecten.

Klik onderin op “Opslaan” en de uitzondering is toegevoegd.

Ad 4: Uitzondering op factuurrun terugzoeken en/of bewerken

Een eerder aangemaakte uitzondering is terug te vinden bij de factuurrun waar deze op van toepassing was.

Ga hiervoor naar "facturen -> aankomende runs" en zoek een klaarstaande factuurrun van het betreffende project op via de filters.

Klik vervolgens op het icoon voor "uitzonderingen toevoegen of bewerken".

Er opent een scherm met alle eerder aangemaakte uitzonderingen voor dit betreffende project. Door middel van het potloodje kunnen de details worden ingezien en/of kan de uitzondering worden bewerkt.