Aanmaken eerste (1e) nota en tweede (2e) nota

Gewijzigd op Vr, 21 Nov om 9:49 AM

Als er een nieuwe huurder aan een object wordt gekoppeld, dus als er een nieuwe huurperiode start, bestaat er een mogelijkheid om een eerste (1e) nota aan te maken om de waarborg en/of andere kosten te factureren.

In de handleiding "Aanmaken huurder (particulier)" en "Aanmaken huurder (commercieel)" staat beschreven hoe een nieuwe huurder kan worden aangemaakt.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Actie eerste en tweede nota op de huurderspagina
Eerste nota
Tweede nota
Veelgestelde vragen

Ad 1: Actie eerste en tweede nota op de huurderspagina

Op de huurderspagina staat het kader "Acties" de actie "Eerste nota maken".

Als de eerste nota reeds verstuurd is wordt dat zichtbaar en staat hier "Eerste nota reeds gemaakt". Als de einddatum van een huurperiode is ingevuld bij het object wordt de actie "Laatste nota" zichtbaar. In de handleiding Aanmaken laatste nota staat deze functionaliteit beschreven.

Ad 2: Eerste nota

De eerste nota wordt gebruikt voor het factureren van een waarborg en eventueel de eerste maand huur of als de begindatum voor een huurder in een kalendermaand ligt (bijvoorbeeld de 15e). In dat laatste geval kan de functionaliteit eerste nota gebruikt worden om de huur voor de resterende dagen van de maand en de waarborg te factureren.

Dit voorafgaand aan de eerst volgende prolongatie run waarin de eerste volledige maand aan de nieuwe huurder gefactureerd wordt.

Omniboxx gaat hiervoor uit van de "Begindatum" van de overeenkomst bij het object.

Op de huurderskaart wordt na het koppelen van de huurder de actie "Eerste nota maken" zichtbaar:

Als deze functionaliteit wordt aangeklikt opent het overzicht "Handmatige facturen" waar de eerste nota is klaargezet met een bedrag aan huurkosten voor de eerste maand of voor het aantal dagen binnen deze eerste maand (gebaseerd op het geldende facturatie blad):

Door op het potloodje te klikken kan de eerste nota worden aangevuld met een waarborgsom, overname van goederen of andere kosten:

In de handleiding "Handmatige (credit) factuur maken" staat toegelicht hoe een handmatige factuur kan worden aangemaakt en in dit geval worden aangevuld. Vergeet niet de 1e nota te verzenden.

Let op: Bij het aanmaken van de eerste nota zal Omniboxx de boekperiode en het boekjaar van de begindatum koppeling huurder aan het object als uitgangspunt nemen. Dit kan voor het versturen nog wel worden aangepast.

Let op: Voor huurders met een facturatiefrequentie "per maand of per kwartaal" is het mogelijk een eerste nota te maken. Het is NIET mogelijk geautomatiseerd via Omniboxx een eerste nota te maken voor huurders waarbij de facturatiefrequentie staat ingesteld "per week, per halfjaar of per jaar"!

Ad 3: Tweede nota

Als er, voorafgaand aan de eerste prolongatierun, meer dan één of een deel van een maand middels een nota gefactureerd moet worden (bijvoorbeeld 1,5 maand) is dat ook mogelijk. Omniboxx zal onder specifieke omstandigheden een tweede (2e) nota klaar zetten.

Het systeem controleert op welke datum de eerste prolongatie run voor de nieuwe huurder wordt uitgevoerd, zorg ervoor dat de run voor die periode klaar staat bij aankomende runs.

Als de einddatum van de reeds verzonden eerste nota kleiner is dan de begindatum van de eerste factuurrun die klaar staat (klaar gezet is) wordt de functie tweede nota actief.

Let op: Gebruik van de functionaliteit tweede nota vergt een zeer secure opvolging van onderstaande stappen, anders wordt de tweede nota niet klaargezet en rest er niet anders dan de tweede nota handmatig aan te maken.

De begindatum definitief is aangevinkt - zodat er voor de nieuwe huurder een prolongatie factuur wordt klaargezet in de project run vanaf de facturatie startdatum.
De prolongatie run voor het betreffende project van de startdatum facturatie is gehergenereerd of handmatig klaargezet bij "Facturen -> Aankomende runs".
Als vervolgens op de huurderspagina de actie "Eerste nota maken" wordt aangeklikt zal Omniboxx een eerste én een tweede nota klaarzetten bij de handmatige facturen. Beide nota's zijn nog te bewerken via het potloodje en moeten nog verzonden worden.

Let op: Deze functionaliteit voor het klaarzetten van de tweede nota werkt niet als op de dag dat de nieuwe huurder wordt gekoppeld, de aankomende run niet eerst wordt vernieuwd en voordat de actie "Eerste nota maken" wordt aangeklikt.

Let op: Er komt geen knop "Tweede nota maken" zichtbaar in het kader "Acties" op de huurderspagina. Omniboxx maakt de tweede nota automatisch op basis het verschil tussen de "Begindatum" en de "Facturatie startdatum" bij de "Objectstatus".

Resume de te volgen stappen bij gebruik functionaliteit tweede nota:

Nieuwe huurder koppelen
Begindatum en facturatie startdatum invullen
Begindatum definitief vinkje aanvinken + object opslaan
Vernieuwen de aankomende prolongatie run indien die klaarstaat of aanmaken prolongatie run voor het project voor de periode van facturatie startdatum.

Ad 4: Veelgestelde vragen

Bij het aanmaken van een eerste nota voor een (bestaande) huurder van een nieuw in beheer genomen object wordt de eerste nota niet klaargezet bij de handmatige facturen.
Controleer of de bij het object ingevoerde begindatum in het verleden ligt. De functionaliteit eerste nota gaat uit van de begindatum op het object. Beveiliging in de software zorgt ervoor dat er geen eerste nota wordt aangemaakt van veel maanden of meerdere jaren.

Bij overname van beheer objecten met reeds lopende contracten is het gewoon te starten met de prolongatie factuur in een "nieuwe maand".