Factuurrun

Gewijzigd op Di, 6 Mei om 2:14 PM

Omniboxx maakt automatisch de maandelijkse (of ander ingestelde periodieken) facturen aan. De runs worden in het laatste weekend van de voorgaande maand van de start van de periode klaar gezet.

(Bijvoorbeeld: de maandelijkse run voor januari wordt het laatste weekend van november klaar gezet)

Deze aangemaakte runs worden tot verzending elke nacht ge-update vanuit Omniboxx.

De facturen worden opgebouwd vanuit de opgenomen object- en huurder-gegevens zoals deze in Omniboxx zijn ingevoerd. Zie hiervoor bijvoorbeeld de handleidingen Componenten aanmaken / bewerken, Aanmaken huurder (particulier) en/of Aanmaken huurder (commercieel).

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Factureringoverzicht
Toelichting kader "filters"
Klaarstaande factuurruns
Nieuwe run aanmaken/klaarzetten
Verzenden facturen
Facturatie alleen mogelijk op projectniveau

Ad 1: Factureringoverzicht

Via het menu: "Facturen-> Aankomende runs" opent het "Factureringoverzicht"

In dit overzicht staan de factuurruns per periode en per project-naam voor controle klaar.

Ad 2: Toelichting kader "filters"

Om de zichtbare factuurruns te filteren kan via de velden in dit kader een specificatie worden ingesteld.

Juridische entiteit: Kies hier de juridische entiteit waarvoor de klaarstaande runs alleen zichtbaar moeten zijn.

Project: Kies hier het project waarvoor de klaarstaande runs alleen zichtbaar moeten zijn.

Periode: Kies hier de periode waarvoor de klaarstaande runs alleen zichtbaar moeten zijn.

Status: Hier kan gekozen worden voor:

Alles => Alle factuurruns, in alle statussen worden zichtbaar.
Concept => Toont alleen de factuurruns die in concept klaarstaan voor verzending en gecontroleerd kunnen worden
Klaar voor verzending => Na de opdracht de runs te verzenden (via selecteren verzenden en het aanklikken van de knop "verzenden" kan het enige tijd duren voor de factuurruns daadwerkelijk verzonden zijn. De status "klaar voor verzending" geeft de wachtrij aan van runs die worden verzonden.
Verzonden => De verzonden factuurruns worden getoond.

Ad 3: Klaarstaande factuurruns

Omniboxx maakt automatisch de maandelijkse (of ander ingestelde periodieken) facturen aan. De runs worden in het laatste weekend van de voorgaande maand van de start van de periode klaar gezet.

(Bijvoorbeeld: de maandelijkse run voor januari wordt het laatste weekend van november klaar gezet)

Let op: als er voor een project voor bijvoorbeeld controle-doeleinden een run is klaargezet in de toekomst (bijvoorbeeld voor over 2 of 3 maanden) zal Omniboxx niet automatisch een nieuwe run klaarzetten voor de komende maand.
Het advies is om de run, na de controle, te verwijderen.

Deze aangemaakte runs worden tot verzending elke nacht ge-update vanuit Omniboxx.

Hieronder is een voorbeeld van een overzicht van factuurruns met concept-facturen die de aankomende periode, na controle, verstuurd kunnen worden.

Toelichting kolommen:

Project: naam van het project met alle facturen voorzien van briefpapier (controle document).

Door op de projectnaam te klikken opent een overzicht met de in de run opgenomen concept facturen van de huurders binnen dat project. We adviseren om bij controle van een run van deze optie gebruik te maken aangezien hier in 1 oogopslag wijzigingen t.o.v. de vorige factuurrun zichtbaar zijn. Voor meer informatie over de mogelijkheden voor het controleren van de factuur zie de handleiding Details factuurrun controleren.

PDF: Via het PDF-icoon opent een PDF bestand met alle concept-facturen voorzien van logo, voor een eventuele controle van de lay-out.

Blanco: Dit blanco-icoon geeft alle concept-facturen weer, maar dan zonder logo. Dit is een snellere optie dan via de PDF-icoon om de inhoud te controleren.

Aantal: Het aantal facturen in de run.

Objecten: Het aantal objecten in de run.

Totaal ex BTW: Het totaalbedrag van de factuurrun ex. BTW.

Totaal: Het totaalbedrag van de factuurrun.

Aut. inc.: Het bedrag van het totaalbedrag dat als automatisch incasso al betaaloptie heeft.

Bijgewerkt: Geeft aan wanneer de factuurrun voor het laatst bijgewerkt is.

Verzenden: Moet worden worden aangevinkt om de run te verzenden.
Selecteer de run en klik op het zwart pijl-icoon om deze te verzenden.

Acties: (van links naar rechts)

Factuurrun opnieuw genereren
Het opnieuw genereren van de factuurrun zorgt er voor dat de inhoud van de factuurrun bijgewerkt wordt naar de gegevens zoals die op dat moment in Omniboxx bekend zijn. Dit gebeurt automatisch iedere nacht.
Factuurrun verwijderen
Middels dit icoon wordt de factuurrun verwijderd.
Met het icoon van een pagina kan een uitzondering op de run worden toegevoegd of gewijzigd. Dit laatste wordt verder toegelicht in de handleiding (Tijdelijke) uitzondering op factuur(run).

Ad 4: Nieuwe run aanmaken/klaarzetten

Soms is het wenselijk om een factuurrun aan te maken die nog niet automatisch klaar gezet is door Omniboxx. Dit kan op 3 manieren.

Een specifieke factuurrun aanmaken kan via het kader "nieuwe run aanmaken":

Selecteer daarvoor een project, een periode en een jaar, en klik op de knop "Run aanmaken".
Een specifieke run kan ook worden toegevoegd door bij de klaarstaande runs voor een periode te kiezen voor "Run toevoegen":
En als laatste staat helemaal onderaan de pagina ook nog een kader waarmee alle factuurruns voor een periode kunnen worden klaargezet:

Let op: Als er voor een project een run in de toekomst is klaar gezet zullen er tot die periode niet automatisch nieuwe runs voor dat project worden klaar gezet.

(Bijvoorbeeld: Het is nu februari 2024, wanneer er voor een project al een (test) run is klaar gezet voor augustus 2024 zullen de runs voor maart, april, mei, juni en juli niet automatisch klaargezet worden door Omniboxx.

Dit is op te lossen door de (test) run van augustus te verwijderen.)

Ad 5: Verzenden facturen
Facturen kunnen per e-mail of per post, of desgewenst via beide verzonden worden. Uiteraard dienden de nodige gegevens (bijv. het e-mail adres van de huurder) wel al in het systeem bij de huurder ingevoerd te zijn.

De automatisch aangemaakte runs moeten verzonden worden om deze als definitief in het systeem te verwerken.

Als een huurder geen factuur hoeft te ontvangen, zet de verzending dan op "per post" en verstuur de factuur dan niet.

Selecteer de factuurruns die verzonden moeten worden via de checkbox in de kolom "verzenden" en verzend de runs via de knop "verzenden" bovenaan de pagina:

Na het verzenden van een factuurrun worden de volgende acties uitgevoerd:

De facturen worden respectievelijk via mail verzonden of per post klaargezet.
Ga hiervoor naar "Overzichten -> Postcorrespondentie"
Voor klanten met automatische incasso wordt het SEPA bestand klaargezet
Overzicht via: "Financieel -> Bankverwerking -> Incasso-opdrachten"
Indien een uitwisseling met een financieel systeem is ingeregeld wordt dit of automatisch uitgewisseld óf de betreffende data bestanden worden gemaild.

Ad 6: Facturatie alleen mogelijk op projectniveau

Het is alleen mogelijk om de prolongatie facturatie op projectniveau uit te voeren.

Als er binnen het project onderscheid is voor een object(groep), bijvoorbeeld objecten niet factureren, zal er een extra project moeten worden aangemaakt waarbij de 1 wel op factureren staat en de ander niet.