Indexeren commerciële huurders

In de handleiding “Algemene informatie over indexeren en huurverhogingen” is benoemd dat er een verschil zit tussen commerciële en particuliere (residentiële) huurindexaties en huurverhogingen voor de sociale sector. 

In deze handleiding wordt het indexeren van commercieel vastgoed verder toegelicht. 

De volgende onderwerpen komen in deze handleiding over commerciële indexaties aan de orde: 

1: Indexatiedatum;

2: Ingestelde indexatietype op facturatiebedragen;

3: Indexatiewaardes toevoegen;

4: Contractspecifieke afspraken: Indexeren ingroeihuur;

5: Contractspecifieke afspraken: (min/max/toeslag);

6: Contractspecifieke afspraken: Gebruik indexatiestaffel-berekening;

7: Doorvoeren/berekenen indexatie (Aankomende factuurrun);

8: (Tijdelijk) blokkeren indexatie;

9: Indexatiebrieven commerciële huurders;

10: Aanpassen indexatieteksten op brieven en factuur;

11: Indexatiebrieven alleen per post versturen.

Ad 1: Indexatiedatum

Omniboxx bepaalt voor commerciële huurders de indexatiedatum op basis van de ingangsdatum van de huurovereenkomst plus telkens 12 maanden. Deze ingangsdatum wordt ingevuld als begindatum bij objectstatus op de objectpagina.

Als er contractueel is afgesproken om op een andere vanaf datum te indexeren kan op de objectpagina bij objectstatus in het veld "Indexatiedatum" een afwijkende indexatiedatum worden ingesteld.

Wanneer in dit veld een datum staat zal de datum voor het doorvoeren van de indexatie worden gebaseerd op deze datum plus telkens 12 maanden. 

Ad 2: Ingestelde indexatietype op facturatiebedragen

Indexatietypes worden aan componenttemplates en/of componenten gekoppeld. Bij het maken van een (nieuw) facturatieblad voor een object zal bi het toevoegen van een component het gekoppelde indexatietype worden opgenomen. Deze kan op het facturatieblad nog worden overschreven.

Raadpleeg voor meer informatie de handleidingen: 

• “Instellen (nieuw) facturatieblad”
• “Instellen indexatiewaardes”

3: Indexatiewaardes toevoegen

Voordat een indexatie kan worden doorgevoerd zullen alle indexatiewaardes voor het betreffende indexatietype moeten zijn ingevuld. 

Raadpleeg voor het aanvullen van indexatiewaardes de handleiding “Instellen indexatiewaardes”.

Het is mogelijk om de door het CBS vrijgegeven waardes door middels van een koppeling te importeren in Omniboxx. 

Op dit moment is deze functionaliteit alleen mogelijk voor indexatietypen:

• CBS 2015=100 (Jaar);
• CBS 2015=100 (Maand).

In de handleiding “Automatische CBS koppeling voor importeren CPI waardes” staat de functionaliteit voor het importeren van indexatiewaarden verder toegelicht.

Ad 4. Contractspecifieke afspraken: Indexeren ingroeihuur

Het is mogelijk om toekomstig met commerciële huurders overeengekomen huurbedragen vast te leggen in versies van de facturatiebedragen op de objectpagina. Als deze afspraken op de objectpagina worden vastgelegd zal de automatische indexatie ook rekening houden met de toekomstige versies.

In onderstaande voorbeeld is een nieuwe toekomstige versie(s) van het facturatieblad aangemaakt. Hierbij zijn de bedragen en het indexatietype ingevuld. Het is belangrijk om bij de "geldig vanaf" de overeengekomen datum in de toekomst in te voeren.

Raadpleeg voor meer informatie de handleiding "Toekomstige commerciële huurbedragen indexeren".

Ad 5: Contractspecifieke afspraken: min/max/toeslag

Indien er in de huurovereenkomst afspraken zijn gemaakt over minimale en/of maximale indexatie percentages kan dit op de huurderspagina worden aangegeven.

Ga hiervoor naar de huurderspagina en klik op bewerken:

Kies vervolgens voor het tabblad "Betalingsgegevens en facturatievoorkeuren". In dit tabblad staat de mogelijkheid om een afgesproken minimale en/of maximale indexatie toe te voegen.

Daarnaast is er ook nog de mogelijkheid om een (overeengekomen) extra indexatie toeslag in te vullen.

Toelichting velden:

Minimale indexatie: Het percentage dat minimaal geïndexeerd kan worden.

Maximale indexatie: Het percentage dat maximaal geïndexeerd kan worden.

Indexatie toeslag: Het percentage dat extra boven op de indexatie percentage gerekend wordt.

Raadpleeg voor meer informatie de handleiding "Inregelen toeslag op indexatie".

Ad 6: Contractspecifieke afspraken: Gebruik indexatiestaffel-berekening

Bij commerciële verhuur kan in de huurovereenkomst zijn afgesproken dat de indexatie berekening niet met een CBS berekening (zoals standaard het geval is), maar met een staffel-berekening worden uitgevoerd.

Het gebruik van een indexatiestaffel wordt op de factuur over de indexatie periode als volgt weergegeven:

Ga voor meer informatie over het instellen en gebruik van een indexatiestaffel naar de de handleiding “Indexatiestaffel-berekening voor commerciële huurders”.

Ad 7: Doorvoeren/berekenen indexatie (aankomende factuurrun)

Omniboxx controleert voor commerciële huurders bij elke factuurrun of er geïndexeerd moet worden op basis van de contractgegevens.

Nieuwe versie facturatieblad

Als er geïndexeerd moet worden wordt dit doorgevoerd op basis van geldende versie facturatiebedragen en wordt er vervolgens voor de nieuwe bedragen geautomatiseerd een nieuwe versie aangemaakt. 

Controle berekening in aankomende factuurrun

Bij iedere factuurun die in concept wordt klaargezet controleert Omniboxx of er objecten zijn die geïndexeerd moeten worden binnen de run. Omniboxx signaleert of de informatie beschikbaar is en geeft aan wat het verschil in facturatiebedrag zal zijn. 

Ga hiervoor naar "Facturen -> Aankomende runs" en klik op de betreffende run van het project:

Commerciële huurder wordt niet geïndexeerd

Wordt een commerciële huur niet geïndexeerd kijk dan in de handleiding "Commerciële huur wordt niet geïndexeerd" voor mogelijke oorzaken.

De twee meestvoorkomende oorzaken zijn het niet gekoppeld hebben van een indexatietype aan de componenten en het niet invullen van de relevante indexatiewaardes bij het indexatietype.

Opname tekst op factuur

Op de factuur over de maand waarin er geïndexeerd wordt voor een commerciële huurder wordt een toelichting opgenomen.

In onderstaande voorbeeld is ook opgenomen dat er een afwijkend % is gehanteerd voor de indexatie. In de handleiding “Instellen indexatiewaardes” is toegelicht hoe afwijkende waardes kunnen worden ingevuld.

Ad 8: (Tijdelijk) blokkeren indexaties

Meer informatie over het blokkeren of uitstellen van indexaties is opgenomen in de handleiding "Een huurder niet indexeren of op een afwijkende datum".

Ad 9: Indexatiebrieven commerciële huurders

Omniboxx zet de berekening van de indexatie op de factuur, daarmee versturen veel klanten niet meer de afzonderlijke indexatiebrief. Sommige klanten sturen naast de factuur wel een afzonderlijke indexatiebrief. 

De brieven worden klaargezet als de prolongatierun voor de indexatiemaand klaar staat. 

De brieven worden klaargezet onder "Financieel -> Indexatiebrieven -> Commercieel".

Voorbeeld commerciële indexatiebrief:

Raadpleeg de handleiding "Indexatiebrieven worden niet klaargezet" als indexatiebrieven niet worden klaargezet onder "Financieel -> Indexatiebrieven -> Commercieel".

Ad 10: Aanpassen indexatieteksten op brieven en factuur

Het is mogelijk om teksten op de indexatiebrief en op de factuur aan te passen. Ga hiervoor naar het betreffende indexatietype via "Instellingen -> Financieel -> Indexatietypen" en klik op bewerken.

Op deze pagina kunnen de teksten worden aangepast.

Ga voor meer informatie over het instellen van indexatietypen naar de handleiding “Instellen indexatietypen”.

Ad 11: Indexatiebrieven alleen per post versturen

Als de indexatiebrieven alleen per post gestuurd moeten worden, en niet via e-mail, kan hiervoor een setting worden ingesteld.

Ga hiervoor naar "Instellingen -> Software instellingen -> Indexaties" en zet bij "enkel per post" het vinkje aan:

De brieven worden klaargezet in het postcorrespondentie-overzicht. Ga hiervoor naar "Overzichten -> Postcorrespondentie".