E-mail adres koppelen/ontkoppelen.

Gewijzigd op Ma, 6 Okt om 9:36 AM

Het is in Omniboxx mogelijk om een e-mailadres te koppelen aan een relatie of een object.
Dit zorgt ervoor dat alle ontvangen berichten van een afzender automatisch worden gekoppeld aan de gekoppelde relatie of object, hiermee wordt alle correspondentie direct inzichtelijk op het gekoppelde profiel. Op deze wijze wordt een duidelijk en compleet e-maildossier opgebouwd.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Koppelen van een e-mailadres aan een relatie
1.1 Automatisch koppelen via de pagina van de relatie
1.2 Eenmalige of herhalende koppeling handmatig instellen
Handmatig ingestelde koppeling verwijderen
Veelgestelde vragen

Ad 1: Koppelen van een e-mailadres aan een relatie
Het koppelen van een e-mail adres kan op 2 manieren. De automatische koppeling via het opgenomen e-mail adres op de pagina van de relatie (huurderspagina) en het handmatig instellen van een eenmalige of een herhalende koppeling.

Ad 1.1 Automatisch koppelen via de pagina van de relatie

Een koppeling is automatisch aanwezig wanneer er bij een een relatie een e-mail adres is ingevuld op de huurderspagina. Alle e-mailcorrespondentie (van het ingevoerde adres) zal direct gekoppeld zijn en zichtbaar zijn op de huurderspagina.
(Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld.)

(Links: een uitsnede van de profielpagina wanneer de NAW-gegevens worden ingevoerd/bewerkt bij een relatie.

Rechts: zichtbaarheid van een e-mailadres dat is ingevoerd op de huurderspagina.)

Let op: Binnenkomende e-mails worden alleen automatisch gekoppeld aan een huurder of belegger als het e-mailadres in de omgeving uniek is.
Ook als een e-mailadres ook nog bij een oude relatie staat vernoemd zal de mail niet automatisch gekoppeld worden.

Ad 1.2: Eenmalige of herhalende koppeling handmatig instellen
Op de e-mail kan handmatig een koppeling worden gecreëerd om de e-mail te koppelen aan een bestaande relatie.

Deze koppeling kan de inbox worden gerealiseerd waarbij de binnengekomen e-mail aan een relatie of aan een object wordt gekoppeld. U heeft tevens de optie een bestaande koppeling te bewerken. Dit werkt op dezelfde wijze als de initiele koppeling aanmaken.
(Zie onderstaande afbeeldingen.)

(Voorbeeld: Door te klikken op ‘niet gekoppeld’ opent er een klein venster waar u de koppeling kunt instellen.)

(Voorbeeld: Zoek bijvoorbeeld op naam van de relatie en kies een 'Type', voor een wederkerende koppeling kiest u bijvoorbeeld voor de optie 'algemeen'.)

Ad 2: Handmatig ingestelde koppeling verwijderen

Wanneer een herhalende koppeling is ingesteld kan deze ook weer ontkoppeld worden.

De te nemen stappen hiervoor zijn beschreven in de handleiding Ontkoppelen gekoppeld mail adres

Ad 3: Veel gestelde vragen met betrekking tot koppelen van e-mails

Een ontvangen e-mail wordt niet gekoppeld aan de huurder, terwijl het e-mail adres wel staat ingevoerd op de huurderspagina.
- Controleer of het e-mail adres dat is ingevoerd op de huurderspagina correct is en of er geen spelfouten inzitten.
- Controleer via het zoekveld bovenaan de pagina of het e-mail adres niet ook voor een andere relatie gebruikt wordt:
  
  Om een e-mailadres automatisch te koppelen moet het e-mail adres uniek zijn.
  Controleer ook via het vinkje "oude relaties" aan te zetten of het adres bij een oude relatie ook staat vermeld.
- Controleer of er in het verleden een handmatige herhalende koppeling is gecreëerd via het overzicht "instellingen -> communicatie -> inkomende mailkoppelingen". Zie de handleiding E-mail adres koppelen/ontkoppelen.