Foutmelding over niet te verzenden of niet verzonden e-mails

Gewijzigd op Di, 9 Dec om 3:01 PM

Het kan voorkomen dat e-mails vanuit Omniboxx niet verzonden kunnen worden.

================================

In deze handleiding wordt het volgende toegelicht:

Procesflow verzending e-mails vanuit Omniboxx
Niet verzonden e-mails
2.1 Pop-up bij e-mail aanmaken
2.2 Waarschuwing op het dashboard
2.3 Dashboard niet bezorgde e-mails
Mogelijke oorzaken niet verzonden e-mails

================================

Ad 1 Procesflow verzending e-mails vanuit Omniboxx

Onderstaand wordt de verwerking van systeem e-mails en handmatig opgestelde e-mails vereenvoudigd via een flow toegelicht.

Ad 2 Niet verzonden e-mails

E-mails kunnen door Omniboxx geautomatiseerd worden opgesteld (bijvoorbeeld mails om een beleggerafrekening te versturen) of handmatig door een gebruiker van Omniboxx.

Er zijn 3 manieren waarop niet verzonden e-mails zichtbaar worden in Omniboxx. Onderstaand worden de 3 manieren besproken.

2.1 Pop-up bij e-mail aanmaken

Tijdens het aanmaken van een e-mail en voordat deze daadwerkelijk verzonden wordt kan het voorkomen dat niet alle gegevens zijn ingevuld of dat de bijlagen te groot zijn. Er verschijnt een pop-up met een foutmelding, zie A in bovenstaande procesflow.

Onderstaand een voorbeeld van een dergelijke foutmelding:

Andere mogelijke foutmeldingen die op deze wijze gemeld kunnen worden zijn:

"Er is iets misgegaan met de "Van" of "Aan" waarde. Controleer uw invoer en probeer het opnieuw."
"De totale grootte van de bijlagen overschrijdt de maximaal toegestane limiet van 25 MB."

Controleer in dit geval de ingevoerde velden en/of de grootte van de bijlagen.

We adviseren om te grote bijlagen te verkleinen of via een transfer app te versturen, zoals bijvoorbeeld WeTransfer.

Let op: Deze pop-up melding kan worden genegeerd en de e-mail kan alsnog verzonden worden. In dat geval wordt de mail niet geaccepteerd door de verzendende provider (zie 2.2).

Let op: Door een reply of een forward van een e-mail waaraan grote bijlagen zijn gekoppeld kan het zijn dat de totale e-mail het maximaal toegestane limiet van 25 MB overschrijdt.

2.2 Waarschuwing op het dashboard

Op het dashboard verschijnt een waarschuwing wanneer een e-mail, die via Omniboxx ter verzending is aangeboden, niet is geaccepteerd door de verzendende e-mailprovider. Zie B in bovenstaande procesflow.

Onderstaand een voorbeeld van het waarschuwingsteken:

Alle gebruikers in de omgeving kunnen dit waarschuwingsdriehoekje zien en open klikken. Hier worden de niet verzonden e-mails zichtbaar en is te zien vanuit welk e-mailaccount de mail is aangemaakt en door wie. De systeem-foutmelding wordt getoond en het is mogelijk om de mail te openen en aan te passen. Dit laatste is alleen mogelijk door de gebruiker die de e-mail heeft aangemaakt.

De niet verzonden mail staat ook in de map "concepten" onder het account van waaruit de mail verzonden wordt. Ga hiervoor naar "Dashboard -> e-mail".

Let op: Alleen de gebruiker die de e-mail heeft aangemaakt kan deze bewerken en alsnog versturen.

2.3 Dashboard niet bezorgde e-mails

Het kan ook voorkomen dat verzonden e-mails door de ontvangende e-mailprovider worden "geweigerd" en niet bij de ontvangers (aan, cc en/of bcc) worden afgeleverd.

Deze mails zijn niet in ontvangst genomen ('gebounced') door de ontvangende provider. De niet bezorgde e-mails worden zichtbaar op het dashboard van Omniboxx. Zie C in bovenstaande procesflow.

Hierover staat meer beschreven in de handleiding niet bezorgde e-mail -> foutmeldingen e-mail.

Ad 3 Mogelijke oorzaken niet verzonden e-mails

Mogelijke oorzaken van niet verzonden e-mails zijn onder andere:

Er is geen "aan"-adres ingevuld.
Controleer of er een e-mail adres is ingevuld in het veld "aan". Zo niet, vul hier een adres in.
Er is geen "afzender"-adres ingevuld.
Controleer of de e-mailaccounts in de omgeving zijn ingevuld, actief zijn en/of er een "standaard" account voor het verzenden van systeem mails staat geselecteerd.
Meer informatie over e-mailaccounts staat in de handleiding E-mail account aanmaken/bewerken
De totale grootte van de te verzenden e-mail overschrijdt het maximale limiet van 25 MB.
Controleer de grootte van de bijlagen en verzend de bijlagen indien nodig op een andere wijze. Bijvoorbeeld via een transfer app.

Ook wanneer de bijlagen in een ontvangen e-mail stonden, en deze mail wordt inclusief bijlagen doorgezonden of beantwoordt kan het gebeuren dat het totaal van de e-mail te groot is geworden.

Systeem e-mails zoals mails met inspectierapporten of beleggerafrekeningen kunnen te grote bijlagen bevatten om te versturen.