Aanmaken en instellen "medewerker facturatie" voor commerciële huurder

Gewijzigd op Do, 20 Nov om 10:03 AM

Commerciële huurders kunnen een afdeling facturatie hebben of een specifiek contactpersoon voor het ontvangen van de e-mails met betrekking tot facturen. Als deze contactpersonen alleen de e-mails met facturen willen ontvangen en geen e-mails met andere inhoud, is daar in Omniboxx een functionaliteit voor.

Ga naar de huurder via het zoekvenster bovenaan de pagina en open de huurderskaart door te klikken op het potloodje achter de naam van de huurder.

Standaard worden alle systeem e-mails (dus ook de mails met facturen) naar het ingestelde algemene mailadres verzonden.

Zie het tabblad "Algemene gegevens":

Voor het verzenden van systeem e-mails naar een afwijkend adres moet er een "aparte medewerker" worden aangemaakt. Klik hiervoor op het tabblad "Medewerkers" en klik op "Voeg een nieuwe medewerker toe".

De pagina "persoon aanpassen/toevoegen opent:

Bedrijf: Selecteer hier het bedrijf (= de commerciële huurder) waarvoor de medewerker wordt aangemaakt.

Soort medewerker: Kies hier voor "Contactpersoon facturatie".

De overige velden in dit kader zijn optioneel.

Achternaam: Geef hier aan dat het om de afdeling facturatie gaat, zodat de medewerker op de huurderskaart goed te onderscheiden is.

Let op:
Vergeet dit veld "achternaam" niet in te vullen met een naam, functie of rol. Als dit veld leeg is worden de e-mails waarmee de handmatige facturen worden verzonden niet gekoppeld aan de huurderspagina.

E-mail: Vul het hier e-mail adres voor het verzenden van de facturen in.

Alle overige velden in dit kader en de andere kaders op deze pagina zijn optioneel.

Kies daarna voor "Relatie opslaan"

Ga terug naar de huurderskaart (ververs indien nodig de pagina) en klik op het potloodje. Op het tabblad "Medewerkers" is nu een contactpersoon "Afdeling facturatie" zichtbaar.

Ga vervolgens naar het tabblad "Adressering facturatie". Bij "Ter attentie van" kan via de dropdown de aangemaakte contactpersoon voor facturatie worden geselecteerd.

Goed om te weten:

Als in het veld "ter attentie van" de keuze "bedrijf" staat ingevuld én er staat bij het tabblad "medewerkers" 1 of meerdere medewerkers facturatie ingevuld, zullen alle facturatie mails naast naar het standaard e-mail adres van de relatie ook in cc naar (alle) medewerker(s) facturatie worden verzonden.

Ook als er in het veld "ter attentie van" via het dropdown voor "medewerker facturatie is gekozen zullen de andere medewerkers facturatie (indien van toepassing) de mails in cc ontvangen.

Let op:
Wanneer er bij de "contactpersoon facturatie" bij de medewerker geen e-mailadres staat ingevuld, zal er een poststuk worden klaar gezet.
Zo kan het dus voorkomen dat er facturen gestuurd worden naar het e-mailadres zoals ingevuld bij algemene gegevens én er een poststuk wordt klaargezet.