Aanmaken melding, klacht of storing

Er zijn twee manieren om een melding, een klacht of storing aan te maken.

• Via de menubalk:
  “Techniek -> Nieuwe melding toevoegen”.
  Voer hier de huurder of het adres in en klik op "Melding aanmaken".
   
  
  
• Via de huurderskaart.
  Klik bij de huurder in het kader "Meldingen" op het groene "plus”-icoon.
  

Aanmaken melding

Via beide manieren geven een verschillende weergave van het invoer-menu, maar de in te vullen velden zijn gelijk. Onderstaand wordt de weergave vanuit de huurderspagina verder toegelicht.

Titel: Geef de melding/klacht/storing hier een duidelijk, herkenbare naam.

Meldingsnummer: Dit nummer wordt automatisch gegenereerd.

Type: Selecteer hier type.

• Storing: een melding waar een technische partij naar toe moet ter reparatie. Voorbeeld: koelkast is kapot
• Melding: een melding ter dossiervorming, waar (nog) geen technische partij aan te pas hoeft te komen. Voorbeeld: Rolgordijn kapot
• Klacht: een klacht, bijvoorbeeld over de buren, dienstverlening etc. Voorbeeld: stankoverlast
• Onderhoud: wanneer er door de verhuurder/beheerder onderhoud wordt ingepland, wat vaker en structureel voorkomt. Voorbeeld: onderhoud CV-ketel
• Opdracht: wanneer er door de verhuurder/beheerder een opdracht wordt gegeven om snel een probleem op te lossen. Voorbeeld: na de eindinspectie moeten de wanden opnieuw worden geschilderd.
• Offerte: het uit brengen van een offerte aan een technische partij of relatie. Voorbeeld: aanvraag voor een nieuwe keuken

Categorie: Via de dropdown bij dit veld wordt geselecteerd onder welke hoofd categorieën de melding valt.

Deze lijst met categoriën is gedefinieerd (en kunnen worden aangepast/uitgebreid) onder "Instellingen -> Stamcategoriën -> Meldingcategoriën"

Subcategorie: Als er voor de categorie subcategorieën zijn gedefiniëerd kan er hier een geselecteerd worden.

Via: Geeft aan hoe melding, klacht of storing is binnengekomen.

Reactietijd: Dit veld vult automatisch op basis van de reactietijd zoals voor de geselecteerde categorie is bepaald onder "Instellingen -> Stamcategoriën -> Meldingcategoriën".

Datum aanmelding: Hier wordt de datum en het tijdstip van binnenkomen van de melding ingevuld.

Datum deadline:  Dit veld vult automatisch op basis van de reactietijd zoals voor de geselecteerde categorie is bepaald onder "Instellingen -> Stamcategoriën -> Meldingcategoriën".

Omschrijving: Dit is een vrij tekstveld. Omschrijf zo gedetailleerd mogelijk de aard van de melding. 

(Let op, indien "Huurder informeren" is aangevinkt, ontvangt de huurder deze tekst ook).

Toewijzen: (Alleen voor commerciële huurders) Selecteer hier evt. een medewerker die verantwoordelijk is voor de opvolging/bewaking van de melding.

De medewerker(s) moeten wel gedefinieerd staan als medewerker bij de commerciële huurder. 

Ga voor een toelichting over het aanmaken van een medewerker naar de handleiding "Aanmaken en instellen "medewerker facturatie" voor commerciële huurder"; het aanmaken van een medewerker staat hier (met als voorbeeld medewerker facturatie) toegelicht.

Status: Via dit veld wordt de status van de klacht of storing weergegeven en indien nodig aangepast.

Informeer huurders: Als deze checkbox is aangevinkt wordt de huurder automatisch geïnformeerd via email.

(Let op, de huurder ontvangt te tekst uit het opmerkingen veld ook).

Toestemming toetreden: Als deze checkbox is aangevinkt heeft de huurder toestemming gegeven om het object te betreden.

Toetreding verondersteld: De huurder moet geïnformeerd worden dat er zonder tegenbericht vanuit gegaan wordt van toestemming van toetreding tot object. Deze tekst kan worden aangepast bij de projectinstellingen.

Service partij: Na het aanvinken van deze checkbox kan een service partij worden geselecteerd

Datum afspraak: Als er een afspraak is gemaakt met de service partij, kan hier de datum/tijdstip worden aangegeven

Toelichting afspraak: Indien nodig kan in dit vrije tekstveld de afspraak met de service partij verder worden toegelicht.

Status update: Via de knop "Status toevoegen" kan je handmatig de status worden aangepast. Dit is nodig op het moment wanneer een servicepartij geen statusupdate doorgeeft via linkjes die zij hierover per mail ontvangen.
Er bestaat tevens de optie om gelijktijdig de huurders te informeren.

Documenten/foto's: Voeg hier eventueel (bouw)tekeningen, foto’s of andere relevante documenten toe van de melding, klacht of storing.

Vervolgens kan de melding geannuleerd worden via de button "Annuleren" of kan de voorbeeld e-mail naar de huurder worden ingezien en indien gewenst goedgekeurd ia de button "Voorbeeld e-mail inzien".

Na het opslaan van de voorbeeld e-mail verschijnt onderaan de pagina de mogelijkheid om de melding op te slaan om deze in behandeling.