Aanmaken (nieuw) Project

Gewijzigd op Ma, 21 Okt, 2024 om 3:19 PM

Voordat een project aangemaakt kan worden, moet er de juridische entiteit waaronder het project valt reeds aangemaakt zijn.

Alle objectgroepen, objecten, huurders en beleggers worden vervolgens altijd gekoppeld aan een project.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Aanmaken nieuw project
Project pagina
Toelichting velden
3.1 Algemene gegevens
3.2 Facturatie
3.3 Persoonlijke pagina
3.4 Projectdetails
3.5 Financieel
3.6 Meldingen instellingen
3.7 E-mail [indien afwijkend van algemeen]
3.8 Viddi en Verhuurmodule

Ad 1: Aanmaken nieuw project

Ga voor het aanmaken van een nieuw project naar “Projecten -> Nieuw project invoeren”.

Let op: Alvorens u een (nieuw) project aanmaakt, dient er minimaal 1 juridische entiteit in Omniboxx ingevoerd te zijn.

Volg hiervoor desgewenst de handleiding: "Aanmaken Juridische Entiteit".

Ad 2: Project pagina
Na het aankiezen van "Nieuw project toevoegen" opent zich het volgende scherm:

Ad 3: Toelichting velden

Ad 3.1 Algemene gegevens

Naam project: Voer de verzamelnaam in voor het vastgoed dat onder dit project valt. (Dit kan bijvoorbeeld een straatnaam, naam van een belegger, of naam van het appartementen-complex zijn).

Afkorting: Korte naam van het project (Bijvoorbeeld 'PR01').

Juridische entiteit: Selecteer hier vanuit welke juridische entiteit de huurders facturen zullen ontvangen en aan wie betaald dient te worden.

Beheer project: Indien dit geen eigen vastgoed is, maar vastgoed dat voor derden wordt beheerd tegen een beheersvergoeding, vink deze optie aan en selecteer vervolgens in het venster "Juridische entiteit beheer" vanuit welke juridische entiteit het beheer wordt uitgevoerd. Dit venster wordt zichtbaar als het vinkje is gezet.

Bij de "Juridische entiteit" wordt de eigenaar bedoeld.

Incassobureau: Standaard ingesteld op: 'Nog niet ingesteld'.

Wanneer gebruikt gemaakt wordt van een incassobureau kan dit hier worden geselecteerd.

Incassobureau kunnen worden toegevoegd via: "Instellingen -> Financieel -> Incassobureau's"

Voorkeurstaal: Standaard ingesteld op "Nederlands". Ingesteld op "Engels" zal alle communicatie zoals facturen etc. in het Engels zijn.

Korte omschrijving: Hier kan een korte omschrijving over het project worden toegevoegd.

Uitgebreide omschrijving: Desgewenst is hier een uitgebreidere omschrijving in te voeren.

Juridische entiteit verhuur: Selecteer hier desgewenst een andere juridische entiteit voor het verhuur.

Maand servicekosten afrekening: Stel hier desgewenst de maand in de voor afrekening servicekosten.

Startjaar servicekosten afrekening: Stel hier desgewenst het startjaar in voor de afrekening servicekosten.

Ad 3.2 Facturatie

Factureren: Aanvinken indien er facturatie moet plaatsvinden.

Let op: Als deze niet is aangevinkt, worden er geen facturen voor dit project aangemaakt.

Facturatie vanaf: Geef hier de startdatum van de facturatie in. Standaard staat deze ingesteld op de datum van vandaag. Wij raden aan hier de datum 1^e van de maand te gebruiken. Mocht je de datum van vandaag laten staan, bijvoorbeeld de 15^e, en je wenst de 1^e tot de 14^e van de eerste maand alsnog te factureren is dit niet mogelijk gezien deze invoer.

Posttoeslag: Vul hier de toeslag voor postverzending in of laat het bedrag op 0,00 staan.

Percentage WIK: Vul hier het percentage voor WIK toeslag in ( Tussen 0 - 100)

Opmerking op facturen: Op facturen vanuit de "normale entiteit" (niét vanuit beheer entiteit) is middels dit veld een extra opmerking onder aan de factuur te plaatsen.

Ad 3.3 Persoonlijke pagina

In dit kader is het mogelijk een aantal teksten op te nemen die op het projectportaal zichtbaar zijn en informatie verschaffen over het project.

Ook kan hier een projectlogo worden geupload.

Wanneer er een ander e-mail account of e-mail afsluiting wenselijk is kan dat hier worden aangegeven.

Daarnaast kan hier aangeven worden welke contract templates voor dit project gelden.

Ad 3.4 Project details (invullen indien het project een complex is)

In het kader "projectdetails" kan optioneel aanvullende informatie ingevuld worden. Informatie zoals de totale oppervlakte, plaats, Kadastrale gegevens, e.d.

Deze velden zijn dus volledig optioneel en zijn niet noodzakelijk voor het opslaan van het desbetreffende project.

Let op: Vergeet niet het aantal VHE (verhuurbare eenheden) in te voeren als het project een complex is, dit is nodig voor het kunnen aanmaken van de objecten in dit projectcomplex.

Ad 3.5 Financieel

Het kader financieel wordt ingevuld als per project verschillende standaard componenten templates worden gebruikt voor het factureren van huurders.
(Voorbeeld: Project A betaald geen servicekosten en Project B wel).

Als voor het betreffende project standaard gebruik gemaakt wordt van een specifiek componenten template, kan deze hier worden geselecteerd.

Ad 3.6 Melding instellingen

Hier kan aangegeven worden of medewerkergegevens in klant e-mails meegegeven dienen te worden wanneer er een bericht over een melding/klacht/storing wordt verzonden.

Hier kan ook eventueel aanvullende tekst voor de "Toetreding" aanpassen naar eigen gewenste tekst worden ingevuld. (Desgewenst in het Engels in te voeren)

Ad 3.7 E-mail [indien afwijkend van algemeen]

Standaard gebruikt het systeem de handtekening die ingesteld staat bij het e-mail account. Als er voor dit een andere handtekening is gewenst is dit hier in te vullen.

Ad 3.8 Vidii en Verhuur module

Dit betreft een extra, optioneel af te nemen module

Als de optionele "Verhuur-Module" nog niet wordt afgenomen zal deze eerst geactiveerd moeten worden door één van onze consultants. Aansluitend zal een training volgen waar het gebruik van de module worden toegelicht.

Let op: Vergeet niet het project en /of wijzigingen op deze pagina op te slaan.