Toelichting functionaliteit "doorschuiven" voor beleggerafrekening

Doorschuiven is een functionaliteit in de beleggersafrekening die ervoor zorgt dat na het definitief maken van de (1ste) afrekening van de periode financiële activiteiten, zoals betalingen van huurders, opgenomen worden in de eerst volgende periode/afrekening. De financiële activiteiten worden dus als het ware "doorgeschoven".

Voordelen: Er hoeft bij een late betaling of een tussentijdse facturatie geen nieuwe (2e of volgende) afrekening voor die periode gemaakt te worden voor de belegger. En financiële activiteiten raken niet "kwijt" op afrekeningen die nooit definitief gemaakt zijn.

In deze handleiding "toelichting functionaliteit 'doorschuiven' voor beleggerafrekening" zijn onderstaand de volgende onderwerpen beschreven:

1. Wanneer is doorschuiven mogelijk (en wanneer niet)

2. Locaties waar "doorschuiven" kan worden ingesteld

3. (Credit)factuur maken over voorgaande (boek)periode

4. (Handmatige) factuur op betaald zetten

5. Nieuwe werkwijze doorschuiven

Ad 1: Wanneer is doorschuiven mogelijk (en wanneer niet)

Omniboxx gaat er vanuit dat er periodiek een financiële verplichting aan de beleggers is. De beleggerafrekening voorziet daarin.

Met de functionaliteit doorschuiven zullen de ontvangsten altijd doorgeschoven worden naar de eerst volgende niet-afgerekende periode voor de belegger. 

Het is daarom niet mogelijk om:

• met doorschuiven perioden over te slaan
• naar een reeds afgerekende periode door te schuiven
• een eerste afrekening door te schuiven.

Ter illustratie:

In het geval dat een belegger als laatste een afrekening heeft ontvangen voor februari dan:

• kan er worden doorgeschoven naar maart
• is het niet mogelijk om door te schuiven naar februari, deze periode is al afgerekend
• is het niet mogelijk om door te schuiven naar april, dan moet maart eerst worden afgerekend

Bovenstaand is de huidige werkwijze. 

[Deze functionaliteit wordt in de toekomst aangepast]

Ad 2: Locaties waar "doorschuiven" kan worden ingesteld

Op de beleggerspagina kan bij "afrekening instellingen" gekozen worden voor "automatisch doorschuiven" voor alle objecten van de belegger aan te zetten. 

In de handleiding "Aanmaken belegger: gegevens invullen / provisie instellen / afrekening instellen" staat dit verder toegelicht.

Ook in het overzicht beleggerafrekeningen is het bij de 2e (en volgende) afrekeningen mogelijk om ontvangsten door te schuiven. Dit icoon is alleen zichtbaar bij afrekeningen voor beleggers waarbij "automatisch doorschuiven" uitstaat.

Ad 3: (Credit)factuur maken over voorgaande (boek)periode

Als er een (correctie) factuur wordt gemaakt in een voorgaande periode, en "automatisch doorschuiven" staat aan, wordt het openstaande bedrag bij huidig saldo (laatste kolomafrekening) van de afrekening in de eerst volgende periode getoond. De nieuw aangemaakte factuur, die dus achteraf verzonden is over een voorgaande boekperiode, komt niet op een beleggerafrekening, want de factuur is in een afgerekende periode gefactureerd en er wordt geen aanvullende afrekening gemaakt. 

Het gefactureerde bedrag wordt niet met terugwerkende kracht opgenomen in de kolom te betalen. En, afhankelijk van instellingen, kan het voorkomen dat er geen beheerprovisie wordt berekend bij de instelling "vast bedrag". 

Ad 4: (Handmatige) factuur op betaald zetten

Als daarentegen een (handmatige) factuur van een vorige boekperiode betaald wordt (of op betaald wordt gezet) én "automatisch doorschuiven" staat niet aan, wordt de betaling niet doorgeschoven naar de afrekening van de volgende periode. Ook als vervolgens (achteraf) doorschuiven wordt aangezet, wordt dit niet met terugwerkende kracht aangepast. Voor verwerking van de betaling wordt op dat moment een 2e (of opvolgende) afrekening klaar gezet, of bijgewerkt.

Als doorschuiven wel aanstaat wordt een betaling op een factuur in de volgende periode getoond in de kolom ontvangsten. In de rij staat de verwijzing naar de periode waarin de factuur geboekt is.

Bovenstaand is de huidige werkwijze. 

[Deze functionaliteit wordt in de toekomst aangepast]

Ad 5: Nieuwe werkwijze doorschuiven

In de kolom "te betalen" wordt een achteraf verzonden factuur, die nog niet op een  afrekening heeft gestaan, opgenomen en op het provisieoverzicht wordt de provisie opgenomen.