SEPA-bestand downloaden (incasso of overboekingsopdracht)

Gewijzigd op Do, 20 Nov om 10:48 AM

Wanneer er geen koppeling tussen een financieel boekhoudpakket en Omniboxx actief is, voorziet Omniboxx in een functionaliteit om een SEPA bestand te creëren en downloaden voor het inlezen van incasso-opdrachten en/of overboekingsopdrachten in de bankomgeving.

In deze handleiding komen de onderstaande onderwerpen aan de orde:

Benodigde gegevens juridische entiteit
Benodigde gegevens huurder
SEPA-bestanden incasso downloaden
Wederkerende incasso
SEPA-bestanden overboekingsopdracht downloaden
SEPA-bestanden samenvoegen
SEPA-bestand inlezen in bankomgeving
Overboekingsopdrachten archiveren en/of terugzetten uit archief
Overige vragen

Ad 1: Benodigde gegevens juridische entiteit

Voor alle juridische entiteiten waarvoor incasso-of overboekingsopdrachten moeten worden gegenereerd moeten minimaal de onderstaande gegevens zijn ingevuld.

K.V.K nummer, voor het automatisch calculeren van het incassant-id.
IBAN rekeningnummer
BIC nummer

Ga hiervoor via "Instellingen -> financieel -> juridische entiteiten" naar de betreffende entiteit en klik via het potloodje op bewerken.

In de handleiding Aanmaken Juridische Entiteit staat meer informatie over velden op de pagina van de juridische entiteit.

Let op: Wanneer er bij aan juridische entiteit meerdere bankrekeningen zijn gekoppeld zal het incassobestand altijd gegenereerd worden voor/op het "standaard bankrekeningnummer". Het is niet mogelijk voor dezelfde juridische entiteit voor meerdere bankrekeningen meerdere incassobestanden te genereren.

Uitzondering: Als op het "standaard bankrekeningnummer" niet met automatische incasso wordt gewerkt (en er dus geen "Incassant ID" is ingevuld), kan een gegenereerd SEPA-bestand worden bewerkt en er alsnog het 2e bankrekening ingesteld worden.

Ad 2: Benodigde gegevens huurder

Voor het aanmaken van een SEPA incasso-bestand moeten ook bij de huurder een aantal velden ingevuld staan.

Denk hierbij aan:

IBAN rekeningnummer
BIC nummer
Machtigingskenmerk, standaard waarde hiervoor is het klantnummer in Omniboxx
Machtigingsdatum
SEPA incasso status, de standaardwaarde is "eerste incasso" en bij het afronden zal dit automatisch gewijzigd worden naar "wederkerende incasso"

Ga hiervoor naar de betreffende huurderspagina en klik via het potloodje op bewerken.

Vul in het tabblad "bankrekening(en)" minimaal het IBAN-rekeningnummer:

Vul in het tabblad "facturatievoorkeuren" de velden machtigingskenmerk, machtigingsdatum en SEPA incassostatus:

In de handleidingen Aanmaken huurder (commercieel) en Aanmaken huurder (particulier) staat meer informatie over de velden op de huurderspagina's.

Ad 3: SEPA-bestand incasso's downloaden

Na het versturen van een facturatierun staan in het overzicht incasso opdrachten (via "Financieel -> bankverwerking -> incasso opdrachten") de af te handelen incasso-opdrachten klaar.

Let op: Aanpassingen op facturen (zoals bijvoorbeeld handmatig op betaald zetten) worden NIET door Omniboxx in het klaarstaande SEPA-bestand verwerkt.

Via dit scherm kunnen IBAN gegevens en de gegevens van de huurder nog worden aangepast.

Let op: Het is belangrijk dat voor het downloaden van het SEPA-bestand een controle wordt uitgevoerd op ontbrekende gegevens.

Let op: Een incasso-bestand wordt pas klaargezet nadat de facturatierun is verzonden.

Let op: Een SEPA bestand wordt door de bank pas uitgevoerd op de uitvoerdatum (zie kader algemene gegevens).

Ad 4: Wederkerende incasso

Na het downloaden van de eerste incasso voor een huurder verandert Omniboxx de "SEPA incasso status" automatisch naar "Wederkerende incasso".

Ad 5: SEPA-bestand overboekingsopdracht downloaden

Nadat inkoopfacturen zijn gevalideerd worden deze klaargezet in het overzicht overboekingsopdachten. Ga hiervoor naar "financieel -> bankverwerking -> overboekingsopdrachten".

Via de details kunnen de diverse overboekingsopdrachten die onder de bankrekening zijn gegenereerd worden gecontroleerd en indien nodig via het potloodje worden aangepast.

Let op: Het verwijderen van een specifieke overboekingsopdracht-regel voor een factuur in een overboekingsbatch heeft niet als resultaat dat deze in een volgende batch opnieuw wordt aangeboden.
Indien een factuur niet moet worden klaargezet in een overboekingsopdracht (bijvoorbeeld door onvoldoende liquide middelen) moet deze nog niet gevalideerd worden.

Validatie = opname in overboekingsopdracht

Ad 6: SEPA-bestanden samenvoegen

Voor zowel de incasso-opdrachten als de overboekingsopdrachten is het mogelijk om bestanden samen te voegen.

Onderstaand als voorbeeld een screenshot voor het overzicht "financieel -> bankverwerking -> overboekingsopdracht". Voor het overzicht incasso-opdrachten werkt het hetzelfde.

Vink de checkboxen voor de SEPA's die moeten worden samengevoegd aan. Rechtsonder opent vervolgens een pop-up waarmee de bestanden kunnen worden samengevoegd.

Let op: Het is met deze functionaliteit (checkboxen) niet mogelijk om meerdere individuele SEPA's te kenmerken voor tegelijk tijdig downloaden.

Ad 7: SEPA-bestand inlezen in bankomgeving

Het inlezen van het SEPA incasso bestand in de bankomgeving werkt bij iedere bank anders. Voor vragen hierover verwijzen wij daarom naar de helpdesk van de bank.

Wanneer inlezen gelukt is bestaat helaas de kans dat een bestand afgekeurd wordt door de bank, vaak zonder opgave van de reden. Afkeuring kan veroorzaakt worden door bijvoorbeeld:

Een foutief machtigingskenmerk, afwijkend van wat eerder gebruikt is
Een foutieve IBAN of BIC
Een uitvoerdatum waarbij geen rekening is gehouden met het minimum aantal verwerkingsdagen
Een incasso opdracht met een foutieve SEPA-status
Een foutief K.V.K. nummer, en dus incassant-id

De bank geeft helaas meestal geen melding van de reden om het bestand af te keuren. Om te achterhalen waarom het bestand afgekeurd is kunnen wij alleen adviseren contact op te nemen met de bank.

Let op: Zorg ervoor dat de uitvoerdatum niet binnen een weekend, nationale feestdag of bankholiday valt. Dit kan conflicten in het inlezen van het bestand veroorzaken.

Let op: Het is mogelijk om een SEPA bij het inlezen bij de bank nog aan te passen. Doe dit niet. Dit veroorzaakt conflicten bij het inlezen van banktransacties terug naar Omniboxx.

Ad 8: Overboekingsopdracht archiveren en/of terugzetten uit archief
Omniboxx geeft de mogelijkheid incasso/overboekingsopdrachten te archiveren, zodat het overzicht actuele informatie laat zien.

Ga hiervoor naar "financieel -> bankverwerking -> overboekingsopdrachten".

In het overzicht is het mogelijk regels te archiveren via onderstaande knop:

Is er (onbewust of per ongeluk) een overboekinsopdracht gearchiveerd kan deze teruggezet worden. Selecteer hiervoor de status "gearchiveerd" en klik op "terugzetten".

Het bestand kan vervolgens volgens de eerder beschreven stappen worden afgehandeld.

Ad 9: Overige vragen

Voor vragen betreffende het incassocontract, de incassomachtigingen, het inlezen of de verwerking van de SEPA-bestanden adviseren wij contact op te nemen met de bank.