Niet gematchte banktransacties handmatig verwerken

Gewijzigd op Wo, 30 Okt, 2024 om 12:17 PM

Banktransacties/betalingen die niet automatisch (of middels in ingestelde match regel) door het systeem aan een openstaande nota/factuur gematcht kunnen worden, worden in het overzicht "geïmporteerde betalingen" weergegeven.

Ga hiervoor naar "Financieel -> Bankverwerking -> Verwerken bankafschriften".

In deze handleiding worden de volgende onderwerpen besproken:

Koppelen geïmporteerde bankregel aan openstaande factuur
- Relatie zoeken
- Relevante factuur zoeken
- Relevante factuur matchen
Voorkomende scenario's voor matchen bankregels
Verwijderen of blokkeren bankregel/IBAN rekeningnummer
- Verwijderen bankregel
- Blokkeren IBAN rekeningnummer
- Verwijderde bankregel terugzoeken
- De-blokkeren IBAN rekeningnummer

Ad 1: Koppelen geïmporteerde bankregel aan openstaande factuur
Per geïmporteerde bankregel kan de betaling gekoppeld worden met een openstaande factuur.

Ad 1.1 Relatie zoeken

In de kolom zoeken staat vaak een suggestie voor een relatie (huurder/belegger) ingevuld. Als dit niet de juiste relatie is kan de suggestie worden overschreven en kan in dit veld gezocht worden op relatie/adres/project/e.d.

Uit de dropdownlijst kan de relatie aangeklikt worden.

Let op: Er worden alleen relaties met relevante (openstaande) facturen getoond in de dropdown lijst. Bij een betaling met een positief bedrag zullen er geen relaties getoond worden zonder openstaande factuur, omdat er met deze relaties niets te "matchen" is. Hetzelfde geldt voor negatieve bedragen en relaties met reeds betaalde facturen.

Ad 1.2 Relevante factuur zoeken

Wanneer de juiste relatie is ingevuld kan via het veld in de kolom "facturen" gezocht worden aan welke factuur de betaling gekoppeld moet worden.

Het juiste factuurnummer kan rechtstreeks worden ingevoerd, maar bij het klikken in het veld komt in een dropdown een overzicht van alle openstaande facturen te staan.

Onderstaand een voorbeeld ter illustratie:

Door te klikken op de relevante factuur wordt deze in het veld opgenomen.

Ad 1.3 Relevante factuur matchen

Klik vervolgens op het symbool voor koppelen in de kolom "koppelen" om de bankregel met de factuur te matchen.

Let op: Bij het zoeken worden alleen relaties/huurders met relevante facturen getoond worden. Als de banktransactie een positief bedrag betreft zullen relaties zonder openstaande facturen niet getoond worden, omdat er bij deze relaties niets te matchen is.

Ad 2: Voorkomende scenario's voor matchen bankregels

Bij het matchen van bankregels zijn er een aantal scenario's te definiëren. Het is niet in alle situaties mogelijk om een betaling te matchen aan een factuur.

Onderstaand zijn ter informatie een aantal mogelijke scenario's en resultaten uitgewerkt, waarbij de groene cellen gebruikelijk zijn en de lichtgrijze cellen zeer uitzonderlijk:

Betaling	Factuur in Omniboxx	Toelichting	Matchen mogelijk	Reden/voorbeeld
Omniboxxgebruiker heeft geld ontvangen Positief bedrag in overzicht Zwart bedrag/lichte regel	(deels) Openstaande positieve factuur	Omniboxxgebruiker heeft geld ontvangen van relatie n.a.v. factuur	ja	Normale situatie
	Gesloten positieve factuur	Omniboxxgebruiker heeft geld ontvangen van relatie n.a.v. factuur	nee	Factuur is al betaald door relatie en/of afgeletterd en dus gesloten in Omniboxx
	(deels) Openstaande negatieve/credit factuur	Omniboxxgebruiker moet geld betalen aan de relatie n.a.v. de factuur	ja	Voor het deel van de credit factuur dat nog openstaat Bv deel van waarborg is na uitbetaling alsnog terugbetaald door relatie (reden niet belangrijk)
	Onbetaalde negatieve/creditfactuur	Omniboxxgebruiker moet geld betalen aan de relatie n.a.v. de factuur	nee	Factuur staat nog volledig op onbetaald. Deze situatie is zeer uitzonderlijk. Een goed voorbeeld is niet te definiëren, maar huurder stort bijvoorbeeld per abuis (nog niet uitgekeerde) waarborg terug.
Omniboxxgebruiker heeft geld betaald Negatief bedrag in overzicht Rood bedrag/oranje regel	(deels) Openstaande negatieve/credit factuur	Omniboxxgebruiker moet geld betalen aan de relatie n.a.v. de factuur	ja	Normale situatie
	Gesloten negatieve factuur	Omniboxxgebruiker moet geld betalen aan de relatie n.a.v. de factuur	nee	Factuur is al betaald aan relatie en/of afgeletterd en dus gesloten in Omniboxx
	(deels) Betaalde positieve factuur	Omniboxxgebruiker moet geld ontvangen van relatie n.a.v. factuur	ja	Betaling is alleen te matchen voor het deel dat relatie reeds betaald heeft Bv stornering van de betaling
	Onbetaalde positieve factuur	Omniboxxgebruiker moet geld ontvangen van relatie n.a.v. factuur	nee	De factuur is nog niet betaald, dus een binnenkomende storno is niet te matchen

Ad 3: Verwijderen of blokkeren bankregel/IBAN rekeningnummer

In dit overzicht is het mogelijk om een betaling eenmalig te verwijderen uit de lijst of betalingen vanaf de betreffende IBAN te blokkeren voor inlezen.

Ad 3.1 Verwijderen bankregel

Vink de checkbox in de kolom"verwijderen" aan als een specifieke bankregel (eenmalig) verwijderd moet worden uit het overzicht.

Rechts onderaan de pagina verschijnt de onderstaande pop-up waarmee de aangevinkte bankregel kan worden verwijderd.

Ad 3.2 Blokkeren IBAN rekeningnummer

Als er nooit meer banktransacties van een bepaalde IBAN moeten worden geïmporteerd kunnen deze IBAN's worden uitgesloten. Vink hiervoor de checkbox in de kolom "blokkeren" aan.

Rechts onderaan de pagina verschijnt de onderstaande pop-up waarmee de aangevinkte bankregel kan worden geblokkeerd.

De geblokkeerde IBAN nummers worden niet meer ingelezen zodra "blokkeren" is ingesteld.

Ad 3.3 Verwijderde bankregel terugzoeken

Wanneer een bankregel mist, of een verwijderde bankregel alsnog moet worden gematcht zijn de verwijderde regels zichtbaar te maken door op de pagina bij de filters rechts bovenaan de pagina het filter "verwijderde tonen" op "ja" te zetten.

De verwijderde bankregels worden nu ook in de lijst getoond.

Ad 3.4 De-blokkeren IBAN rekeningnummer

In het overzicht "Financieel -> Bankverwerking -> Geblokkerde IBANs" staan alle geblokkeerde IBAN rekeningnummers weergegeven.

Door te de checkbox voor de geblokkerde IBAN aan te klikken kan de actie "blokkering ongedaan maken" worden gekozen. De IBANs zullen weer worden meegenomen in het proces van automatisch matchen van banktransacties.

Let op: Banktransacties die voor het ongedaan maken van de blokkering van het IBAN niet zijn geïmporteerd worden niet alsnog geïmporteerd, ingelezen en/of zichtbaar.