Verwerken banktransacties - introductie

Introductie

Wanneer er geen koppeling tussen een financieel boekhoudpakket en Omniboxx actief is, voorziet Omniboxx in een functionaliteit om banktransacties/betalingen in te lezen. Deze functie kan gebruikt worden om bankbestanden van juridische eenheden in te lezen voor het afletteren van facturen.

Inhoudsopgave

In deze introductie worden onderstaande onderwerpen kort beschreven. Een uitgebreidere toelichting staat vervolgens opgenomen in de handleidingen waarnaar verwezen wordt:

1. Banktransacties importeren
2. Verwerken ingelezen banktransacties
   
   • Automatisch matchen ingelezen banktransacties
   • Niet gematchte banktransacties verwerken
   • Instellen matchregels
3. Veel gestelde vragen over het inlezen en matchen van banktransacties
4. Hulp nodig?

Ad 1: Banktransacties importeren

Het is hierbij van belang dat:

• De bankrekening waarvan een bestand moet worden ingelezen een zakelijke rekening is.
• De bankrekening van een bank is waarvan het inlezen van bankbestanden door Omniboxx wordt ondersteund. 
• Het bestand dat wordt ingelezen een specifiek bestandstypes is.

In de handleiding Banktransacties importeren staat toegelicht welke banken en bestandstypes dit betreft en de stappen die genomen worden bij het importeren van banktransacties.

Ad 2: Verwerken ingelezen banktransacties

2.1 Automatisch matchen ingelezen banktransacties

Omniboxx matcht betalingen automatisch op factuurnummer, debiteurnummer en IBAN-nummer. 

Indien dat zo staat ingesteld ontvangt de Omniboxx-gebruiker geautomatiseerde e-mails waarin is opgenomen welke betalingen automatisch gematcht zijn.

In het overzicht "Financieel -> Bankverwerking -> gematchte betalingen" is zichtbaar welke betalingen door Omniboxx automatisch zijn gematcht.

In de handleiding Matchen geïmporteerde/ingelezen banktransacties staat toegelicht hoe het matchen van geïmporteerde/ingelezen bankbestanden werkt.

2.2 Niet gematchte banktransacties verwerken

Betalingen die niet automatisch (of middels in ingestelde match regel) door Omniboxx aan een openstaande factuur worden gematcht worden weergegeven in het overzicht "geïmporteerde betalingen".

Dit overzicht is via 2 routes te benaderen:

• Ga hiervoor naar "Financieel -> Bankverwerking -> Verwerken bankafschriften".
  
  
  
• Of via het "overzicht gematchte betalingen" door het aanklikken van de knop "niet gematchte betalingen".
  

In de handleiding Niet gematchte banktransacties handmatig verwerken staat toegelicht het het matchen van niet automatisch gematchte betalingen in zijn werk gaat.

2.3 Instellen matchregels

Regelmatig terugkerende bankregels die niet worden gekoppeld aan een openstaande factuur, omdat er bijvoorbeeld geen factuur aan ten grondslag ligt (zoals VVE kosten), kunnen via het instellen van matchregels worden alsnog geautomatiseerd afgeletterd worden.

Dit staat verder toegelicht in de handleiding Match regels voor niet automatisch gematchte betalingen instellen.

Ad 3: Veel gestelde vragen over het inlezen en matchen van betalingen

• Waarom missen er banktransacties in Omniboxx?
  Controleer of de ingelezen bankbestanden aansluitende of overlappende data hebben. Raadpleeg voor meer informatie hierover de paragraaf "belangrijke aandachtspunten" in de handleiding Banktransacties importeren.
  
  
• Waarom wordt er een ingelezen betaling niet gematcht met de openstaande factuur?
  Wanneer er niet de juiste betalingskenmerken zijn opgenomen in de transactie kan deze niet automatisch gematcht worden.
  
  
• Er is een betaling gematcht aan een verkeerde factuur, hoe kan dat ongedaan gemaakt worden?
  • Het kan in uitzonderlijke situaties voorkomen dat een betaling automatisch aan een verkeerde openstaande factuur gematcht is of dat een betaling per abuis handmatig op de verkeerde openstaande factuur is afgeletterd. 
  • Het kan ook voorkomen dat de huurder een fout heeft gemaakt in het opgenomen factuurnummer waardoor de transactie automatisch is gematcht op een andere factuur (van een andere huurder). 
    Controleer bij onduidelijkheid altijd de omschrijving van de transactie goed.
  • In de handleiding Ongedaan maken gematchte banktransacties staan de stappen uitgewerkt om een match ongedaan te maken.

Banken geven geen NAW gegevens mee in transacties, waardoor geen matching plaats kan vinden op naam of adres.

• Bij een niet automatisch gematchte betaling kan geen factuur geselecteerd worden, hoe kan dat?
  Controlleer op de huurderspagina of het openstaande posten of er wel openstaande facturen voor de relatie zijn.
  
  
• Er ontbreekt een betaling bij de ingelezen bankbestanden/-transacties, terwijl de factuur wel voldaan is. Hoe kan dat?
  Zijn andere transacties uit de batch wel ingelezen (en gematcht)? Dan kan het zijn dat de betreffende IBAN in het verleden is geblokkeerd.
  
  Controleer dan via "financieel -> bankverwerking -> geblokkeerde IBANs" of het betreffende IBANnummer is geblokkeerd en deblokkeer deze.  In de handleiding Niet gematchte banktransacties handmatig verwerken, paragraaf 3.3 en 3.4. staat toegelicht hoe dit moet.
  
  

Ad 4: Hulp nodig?

Voor gebruikersvragen kan contact opgenomen worden met de klantenservice van Omniboxx door het sturen van een e-mail naar klantenservice@omniboxx.nl of door te bellen naar 030-760 05 21.

In het geval van inrichtingsvragen is het mogelijk om een training af te nemen of een Omniboxx-consultant in te huren voor aanvullende begeleiding. Neem hiervoor contact op met consultancy@omniboxx.nl.