Banktransacties importeren

Gewijzigd op Wo, 30 Okt, 2024 om 12:06 PM

Na het importeren/inlezen van een bankbestand kunnen betalingen gematcht worden met in Omniboxx openstaande facturen.

De functionaliteit "importeren van bankbestanden" wordt alleen gebruikt in Omniboxx-omgevingen waarvoor geen koppeling met een financieel boekhoudpakket actief is. Of indien er wel een koppeling met een financieel pakket is, voor een juridische eenheid binnen de omgeving waarvoor de koppeling niet actief is.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Banktransacties importeren
Belangrijke aandachtspunten ter voorbereiding
Bankbestand inlezen
Aanvullende uitleg in de Omniboxx-omgeving

Ad 1: Bankbestanden importeren

Let op: Voordat bankbestanden kunnen worden ingelezen is het belangrijk dat de bankrekening van de juridische eenheid waarvoor de bestanden worden ingelezen juist staat opgenomen bij de juridische entiteit.

In de handleiding Aanmaken Juridische Entiteit staan alle velden bij de juridische entiteit toegelicht.

Ga voor het importeren van een bankbestand naar: "Financieel -> Bankverwerking -> Banktransacties importeren".

Het scherm "Banktransacties importeren" opent:

Ad 2: Belangrijke aandachtspunten ter voorbereiding

Op de pagina "banktransacties importeren" staan een aantal belangrijke aandachtspunten benoemd. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden!

Onderstaand een herhaling van de aandachtspunten:

Chronologische volgorde importeren in Omniboxx
Bij het importeren voert Omniboxx een controle uit op overlap en datum van betalingen ten opzichte van eerder geïmporteerde betalingen.

De bestanden moeten per bankrekening op chronologische volgorde geïmporteerd te worden. Het is niet mogelijk om achteraf een ouder bestand te importeren.

Datumselectie van export bankbestand
Maak bij het exporteren van betalingen altijd een handmatige datum selectie. Kies hierbij een startdatum de dag na de vorige inlezing en een einddatum van de dag voor de export.

Wanneer er een export gemaakt wordt tot aan de huidige dag is het theoretisch namelijk mogelijk dat de bank later op de dag nog betalingen zal toevoegen die in deze én de volgende export zullen ontbreken.

Let op: Wanneer er niet zorgvuldig met de chronologische volgorde en/of datumselectie van de bankbestanden die geïmporteerd worden in Omniboxx wordt omgegaan is het een reëel risico dat banktransacties zullen ontbreken in Omniboxx!

De banken leveren helaas geen unieke kenmerken aan in de exportbestanden, waaraan Omniboxx unieke betalingen kan onderscheiden. Er zijn geen betrouwbare eigenschappen om per regel te bepalen of deze eerder ingelezen is, er kunnen bijvoorbeeld op een dag twee betalingen plaatsvinden met exact dezelfde eigenschappen.

De werkwijze (chronologische volgorde en datumselectie) van importeren bankbestanden in Omniboxx is tot stand gekomen in afstemming met diverse banken en is de enige manier waarop de banken een complete export kunnen aanleveren met enkel nieuwe betalingen.

Naast bovenstaande is van belang dat:

De bankrekening waarvan een bestand moet worden ingelezen een zakelijke rekening is.
De bankrekening van een bank is waarvan het inlezen van bankbestanden door Omniboxx wordt ondersteund, zoals:
ABN-AMRO
Triodos Bank
Rabobank
Deutsche Bank
ING Bank
SNS Bank
Van Lanschot
Handelsbank
Banque J. Safra Sarasin
Knab
Het bestand dat wordt ingelezen een van de volgende bestandstypes is:
MT940 bestand: .swi .swift .mt940 .940 .inc .sta .sta .txt
CODA bestand: .cod .bc2 .coda
CSV bestand: .csv

Ad 3: Bankbestanden inlezen

Klik voor het inlezen van een bankbestand op "selecteer een bankbestand":

Er opent een venster naar bestanden (computer/netwerk gebruiker) van waaruit het juiste bestand kan worden geselecteerd.

Na het selecteren van het bestand en het uploaden zal Omniboxx elke 10 minuten de geuploade bestanden verwerken en daarvan een verslag mailen naar het mailadres dat tijdens de implementatie is ingesteld.

Meer informatie over het verwerken van ingelezen banktransacties staat opgenomen in de handleiding Matchen geïmporteerde/ingelezen banktransacties.

Ad 4: Aanvullende uitleg in de Omniboxx-omgeving

Op de pagina "Financieel -> Bankverwerking -> Banktransacties importeren" staat nog een verdere toelichting en belangrijke informatie over het importeren opgenomen.

Onderstaand staan er hieronder screenshots van alle genoemde stappen opgenomen:

Onder stap 1 kan gecontroleerd worden of het bankrekening nummer van de betreffende juridische entiteit waarvoor een bestand moet worden geimporteerd al bekend is in Omniboxx en wanneer de laatste import van de rekening is geweest.