Matchen geïmporteerde/ingelezen banktransacties

Gewijzigd op Wo, 30 Okt, 2024 om 3:04 PM

Het matchen van banktransacties aan facturen in Omniboxx gebeurt, indien mogelijk, automatisch. Wanneer automatisch matchen niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld in de banktransactie niet voldoende kenmerken zijn opgenomen om een match te kunnen maken, kan ook handmatig een match gemaakt worden.

In deze handleiding komt het volgende aan de orde:

Automatische matching ingelezen banktransacties
Randvoorwaarden voor automatisch matchen
- Matchmethodieken
- Kans op automatische matching vergroten
- Niet automatisch gematcht op naam
Automatische match terugdraaien
Handmatig matchen banktransacties
Instellen matchregels voor automatische matching

Ad 1: Automatische matching ingelezen banktransacties

Na het importeren van een bankbestand zal Omniboxx elke 10 minuten de banktransacties verwerken en nagaan of deze automatisch gematcht kunnen met een openstaande factuur.

In het overzicht "Financieel -> Bankverwerking -> gematchte betalingen" is te zien welke betalingen door Omniboxx automatisch zijn gematcht.

Let op: Indien de setting hiervoor aan staat zal Omniboxx een verslag/rapportage van het automatisch matchen mailen naar het e-mailadres dat bij deze setting staat ingesteld.

Als deze setting niet aanstaat, maar daar wel behoefte voor is, kan de klantenservice hierbij helpen. Neem daarvoor contact op door een e-mail met dit verzoek te sturen naar "klantenservice@omniboxx.nl".

Ad 2: Matchmethodieken voor automatisch matchen

Bij het inlezen van bankbestanden zal Omniboxx zoveel mogelijk transacties automatisch matchen aan openstaande facturen in het systeem.

Het matchen van banktransacties moet nauwkeurig gebeuren en als er geen duidelijke match mogelijk is zal Omniboxx het handmatig matchen aan de Omniboxx-gebruiker over laten.

2.1 Matchmethodieken

In Omniboxx zijn de volgende match-methodieken (kenmerken) gedefinieerd:

Factuurnummer:
Een banktransactie wordt automatisch gematched wanneer in de omschrijving een factuurnummer 100% overeen komt met een openstaande factuur in Omniboxx.
Aangezien dit een zeer specifiek kenmerk is hoeven er hiervoor geen overige gegevens overeen te komen.

Er kan alleen een match plaatsvinden op een openstaande factuur.

Let op: In het geval dat een huurder een hoger bedrag betaald dan dat er open staat dan zal het overgebleven bedrag als regel in de lijst met niet gematchde betalingen worden gezet zodat dit restant aan een andere factuur gekoppeld kan worden.

Klantnummer/Debiteurnummer:
Bij het matchen op klantnummer toetst Omniboxx bij de betreffende klant alle facturen waarvan het openstaande bedrag 100% overeen komt met het betaalde bedrag. Vervolgens wordt de factuur geselecteerd die het dichtbij de betaaldatum ligt.

IBAN bankrekeningnummer (optioneel):
Bij het matchen op IBAN bankrekeningnummer mag er maar 1 factuur open staan en moet het openstaande bedrag van de factuur 100% overeen komen met het bedrag van de betaling. Hiervoor moet wel het IBAN bankrekeningnummer zijn ingevoerd op de huurderspagina.

Het automatisch matchen op bankrekeningnummer is een setting die kan worden ingeschakeld door de klantenservice.

2.2 Kans op automatische matching vergroten

Door huurders te verzoeken een factuur- en/of klantnummer op te nemen in de omschrijving van hun overboeking kan de kans op een match vergroot worden.

2.3 Niet automatisch gematcht op naam

Bij het inlezen van bankbetalingen wordt in veel gevallen de naam van de rekeninghouder door de banken enkel meegegeven als een deel van de omschrijving en het is vaak onmogelijk om met zekerheid de naam uit de omschrijving te filteren.

Na filtering is de kans op een 100% overeenkomst van de spelling van de naam van een huurder in het systeem vrij klein. Daarnaast komt het ook regelmatig voor dat de ene huurder voor de andere betaald, bijvoorbeeld bij van studenten.

Omdat de naam hierdoor een onzekere variabele gebruikt Omniboxx deze niet als matching- methode en ook niet als extra parameter bij de overige matching methoden.

Ad 3: Automatische match terugdraaien

In uitzonderlijke situaties kan het voorkomen dat Omniboxx een banktransactie ten onrechte matcht met een verkeerde openstaande factuur.

In de handleiding Ongedaan maken gematchte banktransacties staat toegelicht hoe voor een onjuist gematchte transactie de match ongedaan gemaakt kan worden.

Ad 4: Instellen matchregels voor automatische matching

Regelmatig terugkerende bankregels die niet worden gekoppeld aan een openstaande factuur, omdat er bijvoorbeeld geen factuur aan ten grondslag ligt (zoals VVE kosten), kunnen via het instellen van matchregels in de toekomst geautomatiseerd worden afgeletterd.

Dit staat verder toegelicht in de handleiding Match regels voor niet automatisch gematchte betalingen instellen.

Ad 5: Handmatig matchen banktransacties

Betalingen die niet automatisch (of middels in ingestelde matchregel) door Omniboxx aan een openstaande factuur worden gematcht, worden weergegeven in het overzicht "Financieel -> Bankverwerking -> Verwerken bankafschriften".

In de handleiding Niet gematchte banktransacties handmatig verwerken” staat toegelicht hoe het het matchen van niet automatisch gematchte betalingen in zijn werk gaat.