Toelichting functionaliteit verdeelsleutel voor servicekosten afrekening

Omniboxx heeft een module om jaarlijks middels een servicekosten afrekening de servicekosten met de huurder te verrekenen.

Een van de instellingen, op component en op objectniveau, die van invloed kunnen zijn op de servicekosten eindafrekening is de wijze van verdeling van de kosten.

In de handleiding "instellingen voor servicekosten eindafrekening" staat aangegeven dat er een voorkeurverdeling kan worden geslecteerd. 

De keuzes zijn hierbij:

• Gelijk
• Verdeelsleutel
• Vierkante meter (m2) op basis van vvo (verhuurbare oppervlakte)

In deze handleiding wordt ingegaan op verdeling van de kosten middels een verdeelsleutel.

1. Aanleiding keuze verdeelsleutel

2. Instellen verdeelsleutel bij object

3. Voorbeeld inrichting verdeelsleutel

Ad 1: Aanleiding keuze verdeelsleutel

De servicekosten die in rekening worden gebracht aan een huurder zijn niet altijd individueel aan een specifieke huurder te koppelen. Dit kan zich voordoen als er bijvoorbeeld geen energiemeters per huurder / verhuurbare eenheid zijn of als er kosten in een gemeenschappelijke ruimte worden gemaakt waaraan elke huurder moet bijdragen (voorbeeld: onderhoud lift, schoonmaak algemene ruimtes etc).

Om toch tot een individuele afrekening per huurder van deze kosten te komen, moeten de kosten worden verdeeld/ toebedeeld aan de verschillende huurders. Hiervoor worden verdeelsleutels gebruikt.

De handleiding "aanmaken objecten en toevoegen aan objectgroep" staat meer informatie over alle velden op de objectpagina.

Ad 2: Instellen verdeelsleutel bij object

Ga naar het object en kies via het potloodje voor het bewerken van het object.

In het kader "objectdetails" staat het veld "verdeelsleutel".

Verdeelsleutel: Op basis van de woonsituatie (of anderszins zoals afgesproken) kan hier een overeengekomen verdeelsleutel (= omslagfactor/weging) voor de verdeling van de servicekosten worden ingevoerd. 

Het doel is om huurders in een bepaalde verhouding tot elkaar te kunnen wegen. Hoe deze weging vorm gegeven wordt is vrij te bepalen. Omniboxx telt alle waardes/verdeelsleutels van de objectgroep/project bij elkaar op en berekent de juiste waarde per object n.a.v. de verdeelsleutel.

Ad 3: Voorbeeld inrichting verdeelsleutel

Een voorbeeld van een verdeling op basis van verdeelsleutel binnen een complex kan zijn:

Object A: 50 (4 bewoners)

Object B: 30 (3 bewoners)

Object C: 20 (2 bewoners)

In dit voorbeeld is er gekozen om te verdelen op basis van het aantal bewoners per object 100 het totaal betreft. 

Het is niet noodzakelijk om tot een totaal van 100 uit te komen bij het hanteren van een verdeelsleutel aangezien Omniboxx alle waardes/verdeelsleutels per objectgroep/project bij elkaar optelt en via een breuk-berekening de verdeling doet. De verdeling hoeft ook niet gebaseerd te zijn op het aantal bewoners. 

Een ander voorbeeld van een verdeling is:

Object A: 5 

Object B: 10

Object C: 10

Object D: 15

Object E: 20

Het totaal van de verdeling is 60.

Er moet € 1000 euro aan kosten verdeeld worden

Object A zal voor (5/60 * 1000 =) € 83,33 doorbelast worden.

Terwijl object D wordt aangeslagen voor (15/60 * 1000=) € 250.