Nieuw project en/of object en/of nieuwe huurder?

Bij een ingerichte omgeving zullen er voornamelijk huurdersmutaties plaatsvinden. Maar het kan natuurlijk ook voorkomen dat er een heel nieuw project in beheer genomen wordt, of dat er een nieuw object is aangekocht of in beheer wordt genomen voor een belegger. 

Randvoorwaarden:

In Omniboxx wordt de volgende structuur gehanteerd:

Juridische entiteit => Project => Objectgroep => Object => Huurder

Bij het in beheer nemen van een nieuw project/object of het aanmaken van een nieuwe huurder zullen alle bovenliggende aspecten van de structuur op orde moeten zijn.

In deze handleiding worden enkele voorkomende situaties besproken en zijn verwijzigingen naar specifiekere handleidingen per stap opgenomen.

Inhoudsopgave

Onderstaand worden de volgende voorkomende situaties kort beschreven:

1. In beheer nemen volledig nieuw project 
2. In beheer nemen nieuw object.
   2.1 Aanmaken nieuwe objectgroep aan en toevoegen aan project
   2.2 Aanmaken nieuw object en toevoegen object aan objectgroep
3. Koppelen bestaande of nieuwe huurder aan een object
4. Lopende huurcontracten nieuw project/object van huurders met bestaande (huur) achterstand verwerken
   
5. Hulp nodig?

Ad 1: In beheer nemen nieuw project

Wanneer er een nieuw project aan de portefeuille wordt toegevoegd zal deze in de Omniboxx omgeving moeten worden aangemaakt.

Om een project aan te maken moet de juridische entiteit waaronder het project valt reeds bestaan in Omniboxx. Wanneer de juridische entiteit nog niet bestaat is het nodig deze eerst aan te maken: Aanmaken Juridische Entiteit

In de handleiding Aanmaken (nieuw) Project staat beschreven hoe een nieuw project kan worden aangemaakt.

Ad 2: In beheer nemen nieuw object

Als er een nieuw object in beheer genomen wordt zal deze moeten worden aangemaakt in Omniboxx:

• Er zijn 2 situaties te bedenken voor het nieuwe object. Het nieuwe object valt onder een reeds bestaande objectgroep, lees dan verder onder paragraaf 2.2 Aanmaken nieuw object en toevoegen object aan objectgroep. 
• Maar het kan ook zo zijn dat er voor het nieuwe object eerst ook nog een nieuwe objectgroep aangemaakt moet worden. Ga hiervoor naar 2.1 Aanmaken nieuwe objectgroep aan en toevoegen aan project

2.1 Aanmaken nieuwe objectgroep aan en toevoegen aan project

Alle objecten hangen onder een objectgroep, en de objectgroep hangt vervolgens onder een project. Wanneer het nieuw in te voeren object niet onder een bestaande objectgroep valt zal er een nieuwe objectgroep moeten worden aangemaakt. 

Een objectgroep is een verzamelnaam voor objecten die bij elkaar horen. Dit kan bijvoorbeeld zijn op basis van het soort object, zoals woningen of winkels of op basis van plaatsnaam, straatnaam of een complex.

In de handleiding Objectgroep aanmaken en toevoegen aan een project staat uitgewerkt hoe een objectgroep aangemaakt wordt en hoe deze aan een project kan worden gekoppeld.

2.2 Aanmaken nieuw object en toevoegen object aan objectgroep

Wanneer het object onder een bestaande objectgroep valt, of de nieuwe objectgroep is aangemaakt (zie 2.1) kan het object worden aangemaakt en toegevoegd worden aan de objectgroep. 

In de handleiding Aanmaken objecten en toevoegen aan objectgroep staat deze activiteit verder toegelicht.

Ad 3: Koppelen bestaande of nieuwe huurder aan een object

Voor een nieuw in beheer genomen object kan een huurder gekoppeld worden. Maar ook voor een bestaand object kan een huurderswissel plaatsvinden. 

In de handleiding Huurder koppelen aan object staat toegelicht hoe een bestaande en hoe een nieuwe huurder aan een object gekoppeld kan worden.

Daarnaast staan in de handleidingen Aanmaken huurder (commercieel) en Aanmaken huurder (particulier) naslag over hoe een huurder aan te maken.

Ad 4: Lopende huurcontracten nieuw project/object van huurders met bestaande (huur) achterstand verwerken

Bij de in beheername van een bestaand project, objectgroep en/of object is het zeer aannemelijk dat er lopende huurcontracten zijn die worden overgenomen.

Het is ook aannemelijk dat niet alle bestaande facturen 100% betaald zijn. Sommige huurders zullen een achterstand hebben en ook een voorstand is mogelijk.

In de handleiding Huurders (lopende contracten) nieuw object met bestaande (huur) achterstand verwerken staat de geadviseerde werkwijze voor deze situatie uitgewerkt.

Ad 5: Hulp nodig?

Voor gebruikersvragen kan contact opgenomen worden met de klantenservice van Omniboxx door het sturen van een e-mail naar

 klantenservice@omniboxx.nl of door te bellen naar 030-760 05 21.

In het geval van inrichtingsvragen is het mogelijk om een training af te nemen of een Omniboxx-consultant in te huren voor aanvullende begeleiding. Neem hiervoor contact op met consultancy@omniboxx.nl.